Geschäftsordnung im Verein – Warum ist sie so wichtig? | Geschäftsordnung im Verein

Geschäftsordnung im Verein – Warum ist sie so wichtig?

Jeder Verein besitzt eine Satzung – aber wie sieht es eigentlich mit einer Geschäftsordnung aus? Fest steht: Kleine Vereine profitieren genauso wie größere von einer Geschäftsordnung. Denn sie gibt Rahmen und Regelwerk für die Zusammenarbeit im Verein. Was sind ihr Ziel und Zweck? Wie erstellt man eine Geschäftsordnung und was beinhaltet sie konkret? Wir geben einen Überblick.

spized Redaktion | Vereinsmanagement

March 21, 2025 |

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1. Sinn und Zweck der Geschäftsordnung im Verein

2. Unterschied zwischen Satzung und Geschäftsordnung

3. Inhalte der Geschäftsordnung

4. Interne vs. externe Geschäftsordnung

5. Zu guter Letzt: Unsere drei Tipps für die Erstellung einer Geschäftsordnung

Sinn und Zweck der Geschäftsordnung im Verein

Erst einmal zur Definition: Eine Geschäftsordnung für Vereine ist ein Regelwerk, das die interne Organisation und Abläufe innerhalb des Vereins regelt. Ihr Ziel ist es, im Vereinsleben vor allem Klarheit und Rechtssicherheit in allen Handlungen sicherzustellen, einheitliche Vorschriften aufzustellen und so das Vereinsleben zu ordnen.

Sie ergänzt die Vereinssatzung und kann Details festlegen, die nicht direkt in der Satzung enthalten sind, um das Funktionieren des Vereins sicherzustellen. Dabei beschreibt die Geschäftsordnung beispielsweise genau, wie Sitzungen organisiert und abgehalten werden. So professionalisiert sie durch klare Vorgaben das Vereinsleben. Eine gute Geschäftsordnung beantwortet die organisatorischen Fragestellungen, die im Verein auftreten können, sodass sich Mitglieder und Vereinsgremien auf eine effektive und zielorientierte Zusammenarbeit konzentrieren können.

Gesetzlich vorgeschrieben ist die Geschäftsordnung für einen Verein nicht. Existiert sie jedoch, ist sie auch bindend für alle Vereinsorgane.

Unterschied zwischen Satzung und Geschäftsordnung

Warum nicht alle organisatorischen Details in der Satzung regeln? Gute Frage! Das hat vor allem den Grund, dass die Satzung nicht so einfach zu verändern ist. Selbst marginale, organisatorische Änderungen könnten in der Satzung nur bei einer Mitgliederversammlung vorgenommen werden – sehr aufwändig und nicht kurzfristig umsetzbar. Die interne Geschäftsordnung hingegen ist ein Dokument, das einfacher und schneller geändert werden kann, beispielsweise durch einen Vorstandsbeschluss. Dabei sollten die Regelungen zur Änderung in der Geschäftsordnung selbst festgelegt werden. Grundsätzlich darf die Geschäftsordnung der Satzung und den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen für Vereine im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) nicht widersprechen. Eine Veränderung oder Abschwächung von in der Vereinssatzung festgelegten Regelungen durch die Geschäftsordnung ist nicht erlaubt.

Ob sich ein Verein die Mühe machen sollte, eine Geschäftsordnung zu erstellen? Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch ihre Flexibilität kann der Verein jederzeit unkompliziert auf Veränderungen reagieren. Durch die niedergeschriebenen klaren Regelungen werden Missverständnisse, Fehler und Rechtsbrüche vermieden. Außerdem bleibt die Satzung übersichtlich und wird nicht überfrachtet.

Inhalte der Geschäftsordnung

Die Inhalte der Geschäftsordnung sind so individuell wie der Verein selbst. Grundsätzlich sollten folgende Themen abgedeckt werden – das impliziert in der Vorbereitung die detaillierte Beantwortung einiger Fragen:

Geltungsbereich: Für welche Vereinsorgane und Versammlungen soll die Geschäftsordnung gelten? Hier sollte festgelegt werden, dass die Geschäftsordnung im Verein für alle Zusammenkünfte gilt. Außerdem kann erklärt werden, wann Sitzungen öffentlich ist und wann keine Zuschauer wie Pressevertreter zugelassen sind.
Beschlussfähigkeit: Wann ist ein Gremium beschlussfähig? Da in der Realität nicht immer alle Mitglieder bei einer Sitzung anwesend sind, ist dieser Punkt besonders wichtig.
Einberufung: Welche Teilnehmende werden zu Sitzungen eingeladen und auf welchem Wege? Gibt die Vereinssatzung ordnende Regelungen wie die Berufung des Vorstands vor, bezieht sich die Geschäftsordnung auf die Satzung.
Sitzungsleitung: Welche Person leitet eine Sitzung? Welche Rechte und Pflichten hat diese? Wie sehen Vertretungsregelungen aus? Der Sitzungsleiter ist für den rechtlich ordnungsgemäßen Ablauf der Sitzung zuständig und dafür verantwortlich, dass die Sitzung getreu der Geschäftsordnung, der Satzung des Vereins sowie nach geltenden gesetzlichen Bestimmungen geführt wird. Das ist eine große Verantwortung, daher sind hier klare Vorgaben entscheidend. Denn auch die Art und Weise der Lenkung einer Sitzung hat Einfluss auf die Atmosphäre und die Qualität der Beschlüsse.
Rednerreihenfolge: Ist eine Rednerliste aufzustellen? Wer führt diese und wer erteilt das Wort? Da in der Realität nicht alle Sitzungen harmonisch laufen, sollte auch dieser Punkt definiert werden, um auch bei Meinungsverschiedenheiten ein demokratisches Vorgehen und Fairness zu wahren und gleiches Recht für alle zu garantieren.
Protokolle: Wer fertigt Protokolle an? Wie werden diese an Vereinsmitglieder kommuniziert? Auch das Thema Protokolle trägt wesentlich zur Transparenz und Struktur im Verein bei. Die Geschäftsordnung beinhaltet administrative Regeln zur Form und Inhalt von Protokollen, deren Archivierung und etwaiger Kommunikation an die Vereinsmitglieder.
Schriftliche Anträge und Anträge zur Geschäftsordnung: Wie werden schriftliche Anträge gehandhabt? Wer darf einen Antrag stellen und welche Formalitäten müssen erfüllt sein? Meistens regelt die Satzung, wer im Verein berechtigt ist, Anträge einzureichen. Die Geschäftsordnung sollte also konkretisieren und Bestimmungen für die Antragstellung enthalten – auch für Dringlichkeitsanträge und Anträge zur Geschäftsordnung selbst. Das verleiht Professionalität und schafft Transparenz.
Abstimmungen und Stimmberechtigung: Wie wird über Anträge abgestimmt? Wer darf abstimmen und welche Mehrheit wird benötigt? Wird geheim oder offen abgestimmt? Klarheit im Abstimmungsprozess trägt auch zur Professionalität des Vereins bei. Daher sollten sowohl die Reihenfolge der Anträge, die stimmberechtigten Personen als auch die benötigten Mehrheiten festgelegt sein.
Kommunikation: Welche Kommunikationsmittel werden vereinsintern und extern genutzt? Hier sollten auch Vorgaben zum Umgang mit Social Media und Datenschutz für alle Vereinsmitglieder gemacht werden.
Wahlen im Verein: Wie werden Personen im Verein in ein Amt gewählt? Wann ist eine Wahl gültig oder ungültig? Einer der wesentlichsten rechtlichen Punkte im Verein ist die Wahl in ein Amt. Die Wahl des Vorstands wird gesetzlich oder durch die Satzung geregelt. Bei dieser und anderen vereinsinternen Wahlen hat die Geschäftsordnung die Aufgabe, die organisatorischen Rahmenbedingungen festzulegen, also beispielsweise das genaue Prozedere einer Wahl zu beschreiben, um Unstimmigkeiten rechtssicher zu begegnen.
Sonstiges: Neben diesen umfangreichen Themen kann die Geschäftsordnung eines Vereins auch andere Details enthalten, etwa Abläufe bei Rücktritt von Vorstandsmitgliedern, Regelungen zur Mitgliedschaft oder zur Beitragszahlung der Vereinsmitglieder. Natürlich können auch Richtlinien zu finanziellen Themen wie zum Beispiel Ausgabebefugnisse präzisiert werden. Wer darf zum Beispiel neue Trikots für Mannschaften kaufen und welchen Kostenanteil übernimmt der Verein? Besonders kreativ, einfach und schnell könnt ihr eure neuen Trikots übrigens bei Spized selbst gestalten im innovativen 3D-Konfigurator.

Interne vs. externe Geschäftsordnung

Der Unterschied zwischen einer internen und einer externen Geschäftsordnung eines Vereins liegt vor allem in ihrem Anwendungsbereich und ihrer Adressierung.

Die interne Geschäftsordnung gilt ausschließlich für die Mitglieder des Vereins und die internen Vereinsorgane. Sie wird vom Vorstand persönlich aufgestellt und verabschiedet – weder die Mitgliederversammlung, noch einzelne Mitglieder des Vereins sind befugt, die interne Geschäftsordnung zu umzugestalten. Änderungen können daher von den Vorstandsmitgliedern jederzeit vorgenommen werden. Aus Transparenzgründen sollte der Vorstand daher jede Änderung plus dazugehörige Begründung an die Vereinsmitglieder kommunizieren.

Die externe Geschäftsordnung hingegen kann auch externe Personen oder Institutionen betreffen, z. B. Partner, Förderer oder Mitglieder im Kontakt mit der Öffentlichkeit. Hier sind also vor allem Regelungen zur Außenwirkung oder zum Umgang des Vereins mit Externen enthalten. Zum Beispiel können Regelungen enthalten sein, welche die Beschlussfähigkeit oder die Abstimmung von Anträgen betreffen, oder auch Richtlinien für die Öffentlichkeitsarbeit oder ein Verhaltenskodex für Vereinsvertretende. Die externe Geschäftsordnung wird von der Mitgliederversammlung beschlossen und verändert und ist auch für den Vorstand rechtlich bindend.

Zu guter Letzt: Unsere drei Tipps für die Erstellung einer Geschäftsordnung

Einfachheit: Formuliert die Regelungen klar und verständlich und vermeidet missverständliche Schachtelsätze.
Flexibilität: Vermeidet unnötig starre Regelungen und lasst Raum für Optionen – natürlich nur bei Themen, bei denen es nicht darauf ankommt.
Transparenz: Bindet die Mitglieder in die Erstellung oder Anpassung der Geschäftsordnung ein. So schafft ihr Vertrauen und Commitment.

Investiert der Verein einmal die detaillierte Erstellung einer Geschäftsordnung, zahlt sich das langfristig aus. Denn: Einmal niedergeschrieben, ist sie auf Dauer eine große Hilfe und Sicherheit für ein reibungsloses Vereinsleben. Dabei bedarf es natürlich ab und zu einer Aktualisierung – aber jetzt wisst ihr ja, worauf es ankommt.

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