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Vereinsleitbild für den Verein – mehr Sponsoren & verbesserte Kommunikation

Ein Leitbild kann die Außenwahrnehmung deines Vereins nachhaltig verbessern und dich bei Sponsoren sichtbarer machen. Wie du erfolgreich von einem Leitbild profitierst, besprechen wir mit unserem Interview-Gast Tobias Erkelenz vom TSV Urdenbach.

spized Redaktion | Vereinsmanagement

December 3, 2024 |

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1. Das neue Leitbild des TSV Urdenbach – Interview mit Tobias Erkelenz

2. So fing alles an: Vereinsarbeit ohne bindendes Wahlamt

2.1 Projektbezogenes Engagement als Grundlage zur Umsetzung von Ideen im Verein

2.2 „Wir waren schon immer ein sehr familiärer Verein“

2.3 Fleißige Helferlein: Wie 30 Personen das Leitbild des TSV Urdenbach entwickelten

2.4 Erkenntnisse aus dem Umfrageergebnissen

3. Leitbild im Verein: Die 3 Säulen des TSV Urdenbach

3.1 „Wir haben mit dem erarbeiteten Leitbild neue Ehrenamtler dazugewonnen“

3.2 TSV Urdenbach: „Verein mit Herz“

3.3 Wie das Leitbild für einen Zugewinn an Sponsoren sorgte

4. Wie geht es weiter? „Das Ehrenamt stärken und die Nachhaltigkeit konkretisieren“

4.1 Tobias wichtigste Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Leitbildprozess

Das neue Leitbild des TSV Urdenbach – Interview mit Tobias Erkelenz

Viele Vereine haben ein Leitbild, aber die daraus resultierenden Ansichten und Inhalte zu leben gestaltet sich gar nicht so einfach. Wir wollen herausfinden, welche positiven Auswirkungen das ausgearbeitete Leitbild für den TSV Urdenbach hatte. Unser Gast hat seinen Verein fit für die Zukunft gemacht. Tobias ist früh als Trainer in seinem Verein eingestiegen und hat dort ein FSJ (freiwilliges soziales Jahr) absolviert. Nach verschiedenen beruflichen Stationen ist er wieder im Heimatverein angelangt. Besonders interessant: Tobias hatte bei der Umsetzung des Leitbilds nie Aufgaben eines Vorstandsmitglieds inne. Der TSV Urdenbach hat rund 1.000 Mitglieder und liegt geografisch im gedachten Dreieck zwischen Düsseldorf, Wuppertal und Leverkusen. Tobias wird uns berichten, wie der Prozess zum Vereinsleitbild abgelaufen ist.

Pascal: Bevor wir richtig einsteigen, möchte ich gerne wissen, was dein schönstes Ereignis im Sport war?

Tobias: Das ist noch gar nicht so lange her. Ein Spieler, den ich in der U9 bei Fortuna Düsseldorf begleitet habe, ist vor kurzem im Halbfinale der Deutschen Meisterschaft gegen Schalke 04 aufgelaufen. Auch wenn ich ihn nur zu Anfang sportlich betreut habe, ist der Kontakt nie abgerissen und es ist für mich ein tolles Erlebnis zu sehen, wie er hoffentlich bei Fortuna die nächsten Schritte macht und in meinem Herzensverein Fuß fassen kann.

So fing alles an: Vereinsarbeit ohne bindendes Wahlamt

Pascal: Kommen wir zum TSV Urdenbach. Wie bist du nach deiner Rückkehr dazu gekommen ein Leitbild zu entwickeln, obwohl du kein Vorstandsmitglied bist bzw. warst?

Tobias: Die Nachfrage kam von einem befreundeten Trainer. Es ging los mit der Frage, ob ich einmal die Woche beim Training der 1. Damenmannschaft helfen kann. Ein bis zwei Jahre später kam die Frage nach Unterstützung im Bereich Marketing und Vertrieb, weil vielen mein beruflicher Hintergrund bekannt war. Und „nein sagen“ fällt einem im Verein grundsätzlich schwer. Der allergrößte Vorteil in unserem Verein ist, dass das Mitwirken nicht an feste Positionen gebunden ist.

Martin: Wie genau sieht dein beruflicher Background aus und hat deine Berufserfahrung beim Ausführen des Ehrenamts geholfen?

Tobias: Ich habe Sportmanagement studiert und im Praxissemester erste Erfahrungen beim Sportrechtevermarkter „Infront“ gesammelt. Das war sehr vertriebslastig. Inzwischen bin ich abseits des Sports im Bereich Marketing und Kommunikation tätig. Und natürlich hat das berufliche Knowhow geholfen, um z. B Präsentationen aufzubereiten oder die Darstellung eines Vereins zu verbessern.

Projektbezogenes Engagement als Grundlage zur Umsetzung von Ideen im Verein

Pascal: Ist das projektbezogene Engagement schon länger im Verein verankert?

Tobias: Zu meiner FSJ-Zeit im Jahr 2009 gab es einen dreiköpfigen Vorstand mit sehr vielen Aufgaben. Der Verein befand sich damals in einem Umbruch und musste viel politische Arbeit leisten. Damals ging es um Sanierungsmaßnahmen und neue Funktionsgebäude. Mittlerweile sind viele politische Themen abgeschlossen und der Fokus liegt klar auf der Umsetzung von Ideen. Jetzt können viele Leute helfen, ohne im Vorstand aktiv zu sein.

Pascal: Lass uns in das Thema Leitbild einsteigen. Beschreibe doch mal, wie ihr auf die Idee kamt ein Leitbild zu entwickeln?

Tobias: Ich wollte mich um das Thema Marketing und Vertrieb kümmern. Auch bei 1.000 Mitgliedern sehen wir uns als Dorfverein und da sind Sponsoren natürlich elementar. Vorher gab es eine Vermischung zwischen Spenden und Sponsoring und es steckte nicht wirklich eine nachhaltige Idee dahinter. Ein Sportverein im Düsseldorfer Süden hat aber mehr zu bieten als bloß die Hand aufzuhalten. Es fehlte mir bei den Sponsoren aber an Futter, um auch mit Inhalten zu überzeugen. Es ging um die Beantwortung der Frage: Was machen wir konkret anders als andere Vereine? Zuerst wollte ich den Verein an diesem Punkt schärfen.

„Wir waren schon immer ein sehr familiärer Verein“

Martin: Gab es denn eine Ausgangsbasis oder fehlten die Ideen, weil der Verein so unstrukturiert war?

Tobias: Es gab natürlich ein Bild vom Verein. Es war schon immer dieser Dorfcharakter mit Traditionen wie dem Erntedankfest. Wir waren auch schon immer ein sehr familiärer Verein. Das waren aber alles gefühlte Wahrnehmungen. Mein Ziel war es in Gruppenarbeiten herauszufinden, ob mein Gefühl stimmt oder nicht.

Pascal: Ihr habt dann einfach losgelegt und wart mutig. Wie seid ihr dann vorgegangen? Gab es dazu einen Vorstandsbeschluss?

Tobias: Mutig war es insbesondere vom Vorstand. Keinem war klar, wie das Ergebnis aussehen wird. Wir waren eine Anfangsgruppe von 8 Personen aus dem Bereich des Vorstands und anderen ehrenamtlichen Bereichen des Vereins. Wir wollten, dass jeder 4 Personen mit in die Leitbildentwicklung integriert. Die Personen sollten möglichst unterschiedlich sein: Jung & alt, männlich & weiblich, Mitglied und Nicht-Mitglied. Schlussendlich sind wir dann mit 30 Personen gestartet.

Martin: Welche 8 Personen hast du dir ausgesucht?

Tobias: Es waren 2 Vorstandsmitglieder und 2 weitere Personen, die eine sehr langjährige Bindung zum Verein hatten. Und die anderen beiden haben bereits in der Vergangenheit viel freiwillige Sponsorenarbeit geleistet und waren nah an der 1. Herrenmannschaft, dem Aushängeschild des Vereins, dran.

Pascal: Habt ihr auch die Bürger des Dorfes eingebunden?

Tobias: So gut es ging. Eines der größten Probleme war, dass wir als reiner Fußballverein wahrgenommen wurden. Um als Gesamtverein gesehen zu werden ist es wichtig Personen zu gewinnen, die nicht mit dem Verein verbunden sind.

Fleißige Helferlein: Wie 30 Personen das Leitbild des TSV Urdenbach entwickelten

Martin: Eine Gruppengröße von 30 ist schwer zu händeln. Meinungen können weit auseinander gehen und müssen nicht zwingend für den Gesamtverein gelten. Wie habt ihr das organisiert?

Tobias: Wir haben einen digitalen Starttermin gewählt. Mein Kollege Michael Boll und ich, haben das gleiche Problem gesehen: Mit 30 Leuten wirst du ein Thema nicht konstruktiv nach vorne bringen. Wir haben Untergruppen gebildet, die wir abgedeckt haben wollten. Das waren für uns Nachhaltigkeit, Vereinsleben, Anti-Rassismus und Anti-Gewalt. Die Gruppen wurden zuerst mit Recherchearbeiten vertraut:

Eine Recherche zur Altersstruktur im Verein sowie in der Region,
eine andere Gruppe sollte zusammentragen, welche Sportarten wir anbieten und welche es in der Umgebung gibt
und die dritte Gruppe sollte überprüfen, ob es Sportarten gibt, die keiner in der Umgebung abdeckt, aber in anderen Regionen eine Rolle spielen.

Pascal: Ihr wurdet ja ausschließlich als Fußballverein wahrgenommen, obwohl ihr das eigentlich gar nicht seid richtig?

Tobias: Ja richtig. Wir haben aus einer Gruppe heraus eine Umfrage gestartet und haben Fragen gebündelt und eine Online-Umfrage gemacht. Hier haben 100 Mitglieder und 40 Nicht-Mitglieder teilgenommen. Wir haben Attribute abgefragt, wie der TSV wahrgenommen wird. Hier kam heraus, dass die meisten den TSV als familiär, heimatverbunden und fußballzentriert empfinden.

Pascal: Beeinflusst die Fußballzentrierung die aktuelle Kommunikation?

Tobias: Definitiv. Wir haben unser neues Magazin bewusst so ausgerichtet, dass Fußballergebnisse und Spielberichte weniger Platz finden. Die kommen schließlich auch alle auf Social Media zur Sprache. Wir wollen Geschichten über Personen im Verein erzählen. Wir kommen hier aber an den Punkt, an dem die anderen Abteilungen gleichermaßen motiviert sein müssen, wie die Fußballabteilung.

Erkenntnisse aus dem Umfrageergebnissen

Martin: Gab es denn bei den Umfrageergebnissen Überraschungen oder hast du es mehr oder weniger so erwartet?

Tobias: Vieles hatte sich mit unserer Einschätzung gedeckt. Spannend war, dass die Mitglieder zu über 50 % sich Angebote abseits der reinen Sportangebote wünschen. Das bestätigte den familiären Charakter des Vereins und das allgemein hohe Interesse am Vereinsleben. Wir haben auch Übungsleiter gefragt und hier kam heraus, dass sie sich vom direkten Umfeld mehr wertgeschätzt fühlen als vom Verein.

Pascal: Mich interessiert, wie ihr die Treffen organisiert habt. Gab es einen Moderator, der die Inhalte festhält? Und gab es einen Leitfaden oder hatten die Gruppen freie Hand?

Tobias: Das große Meeting war hauptsächlich von mir moderiert. Jede einzelne Gruppe hat einen Gruppenkopf bekommen. Das war allerdings nicht hierarchisch, sondern koordinativ gedacht. Mit einer Google Drive haben wir gruppenübergreifend für eine Dokumenteneinsicht gesorgt. Wir haben allgemeine Ziele definiert und den Gruppen mitgegeben. Also z. B. zwischen dem 1. und 2. Treffen galt es, das Thema Recherche abzuschließen.

Martin: Ihr habt kleine Meilensteine gesetzt und hattet irgendwann euer Leitbild. Wie lange hat das gedauert?

Tobias: Ende Oktober sind wir gestartet und hatten im April ein Ergebnis. Es waren durchgängig digitale Treffen, was schon ein Problem war. Ich bin aber mit der Dauer von sechs Monaten zufrieden.

Leitbild im Verein: Die 3 Säulen des TSV Urdenbach

Martin: Und wie sieht euer Leitbild jetzt aus?

Tobias: Das Leitbild umfasst 3 Säulen. Die 1. Säule lautet „Sport für alle“. Dieser sagt aus, dass wir allen Personen eine sportliche Heimat bieten. Das zielt insbesondere auf die Personengruppen im Alter von 30 bis 50 Jahren ab, denen wir bis dato nicht viel anbieten konnten.

Die 2. Säule heißt „Nachhaltig und sozial aktiv“. Wir legen Wert auf nachhaltiges und umweltbewusstes Zusammensein. Wir wollen aber auch über Präventionsschutzkonzepte das Thema physische und psychische Gewalt angehen. Es ist für uns wichtig, dass es dazu Ansprechpersonen im Verein gibt.

Die 3. Säule heißt „In Urdenbach“. Das bedeutet, dass wir sehr stolz auf unseren Düsseldorfer Stadtteil sind, der viel Herz hat und ein Sportangebot für alle anbietet.

„Wir haben mit dem erarbeiteten Leitbild neue Ehrenamtler dazugewonnen“

Martin: Habt ihr Kennzahlen zur Überprüfung der Maßnahmen gesammelt oder wollt ihr lieber auf euer Gefühl vertrauen?

Tobias: Vom Gefühl wollen wir nicht ausgehen. Wir stecken aber noch im Schritt davor fest. Liegt unter anderem daran, dass den beteiligten Personen im Vorfeld mitgeteilt wurde, nach der Leitbildentwicklung keine zeitlichen Verpflichtungen mehr zu haben. Wir konnten mit dem erarbeiteten Leitbild neue Ehrenamtler dazugewonnen, aber es gibt viele Bereiche, die noch besetzt werden müssen. Wir haben zur Quantifizierung klare Ziele gesetzt und gemerkt, dass wir in den kurzfristigen Zielen noch nicht so weit sind, wie wir gerne wären.

Pascal: Wie haben die nicht beteiligten Mitglieder reagiert?

Tobias: Extrem positiv. Wir haben bewusst gesagt, dass wir nicht alles auf links drehen wollen. Es gab sehr viel Gutes, worüber viel zu wenig berichtet wurde. Diese Inhalte haben wir auf den Punkt gebracht und mit einer neuen Homepage und höherer Präsenz in der lokalen Presse eine höhere Aufmerksamkeit erzielt.

TSV Urdenbach: „Verein mit Herz“

Pascal: Im Leitbild bezeichnet ihr euch als Verein mit Herz. Ist der Begriff durch das Leitbild geprägt worden oder wart ihr das schon vorher?

Tobias: Generell bezeichnet sich Urdenbach als Dorf mit Herz. Und dieser Begriff „Verein mit Herz“ schwirrte seit meinem FSJ in mir herum. Und wir waren der Meinung, wenn wir den Begriff verwenden, wollen wir auch dazugehörige Attribute nennen.

Martin: Wie begeistert man die Mitglieder für das neue Leitbild?

Tobias: Das ist eine sehr schwierige Angelegenheit. Da arbeiten wir in einzelnen Abteilungen auch heute noch dran. Im Vorstand war die Begeisterung gleich zu spüren. Wir haben also zuerst allen Abteilungsleitern das Leitbild vorgestellt. Natürlich wurde das Leitbild auch an alle Mitglieder versendet mit der Möglichkeit bei Bedarf nochmal aktiv mitzuarbeiten. Dann wurde das neue Leitbild über die Presse, die Social-Media-Kanäle und die Homepage veröffentlicht. Hier haben wir sehr viel positives Feedback bekommen. Jetzt müssen wir mehr in die Umsetzung gehen.

Martin: Es hat nicht ganz bei allen Abteilungen geklappt. Habt ihr die Leute falsch angesprochen oder haben die einfach eine negative Haltung dazu?

Tobias: Es gibt das Problem, dass wir in den Abteilungsleitungen Personen haben, die extrem starke Trainer sind und in den Trainingsgruppen gut ankommen. Diese Personen machen ihre Leitungsfunktion mehr oder weniger unfreiwillig, weil sie mit sportlichen und sozialen Aufgaben bereits ausgelastet sind. Und denen fehlt die Zeit tatsächliche Abteilungsleitungsaufgaben zu erledigen. Wir werden ein Danksagungs-Event für alle Ehrenamtlichen veranstalten, um abteilungsübergreifend öfter zusammenzukommen.

Pascal: Springen wir nochmal an den Anfang. Jetzt hast du durch das Leitbild Attribute geschaffen. Wird das Marketing und Sponsoren jetzt besser bei euch?

Tobias: Das Gute war, dass ich zu Beginn mit einer Struktur unterstützen konnte. Ein Teil davon beinhaltete, dass ich eine individuelle Sponsorenpräsentation hinbekommen wollte, in dem wir uns als Verein auf 3-4 Seiten vorstellen. Allein das hat schon geholfen eine individuelle Präsentation zu erhalten, die in der Ausführung in wenigen Minuten fertig ist.

Wie das Leitbild für einen Zugewinn an Sponsoren sorgte

Martin: Habt ihr mehr Sponsoren gewonnen?

Tobias: Der Sponsorenbereich konnte am besten entwickelt werden. Wir haben die Sponsoren in drei Stufen eingeteilt. Wir sprechen nun über Premium-Partner, darunter 1894-Partner – 1894 steht für unser Gründungsjahr – und Teampartner. Sponsoren, die bisher nur Trikots gespendet haben, sind außerdem eine Ebene höhergestellt. Bei den 1894-Partnern stehen wir gerade bei 8 Sponsoren und nächste Woche wird es hier sogar zweistellig.

Martin: Kommen die Sponsoren nur aus Urdenbach oder auch aus der überregionalen Region?

Tobias: Es gibt in Urdenbach nahezu keine Industrie. Wir gehen also einen Parallelweg mit dem Umfeld im Düsseldorfer Süden, die für den TSV aktiv sein wollen. In Urdenbach gibt es aber auch sehr viele Privatleute, die mit ihrem Unternehmen oder persönlich helfen wollen. Damit ist eine zweite Säule im Sponsoring entstanden. Zum Jahresauftakt beim Spiel der 1. Herrenmannschaft konnten wir Politik und Wirtschaftsleute aus der Region und zwei ehemalige Profis von Fortuna Düsseldorf zusammenbringen, die das Event spannend machten und somit einen Mehrwert für den gesamten Verein einbrachten.

Martin: Ihr habt also eine eigentliche Schwäche zu einer Stärke umgewandelt.

Tobias: Der große Vorteil war, dass wir drei Ebenen geschaffen haben. Letztlich landen ganz viele in der Sponsorenmitte, weil die meisten für einen Dorfverein keine Gelder in Premiumhöhe investieren wollen. Aber ein Verein wie wir, braucht im Premium-Bereich sowieso nur wenige Partner.

Wie geht es weiter? „Das Ehrenamt stärken und die Nachhaltigkeit konkretisieren“

Pascal: Neue Homepage, neues Magazin, neue Kommunikation. Was sind die nächsten Schritte bei euch?

Tobias: Die entscheidende Frage ist, wie sich der neue Vorstand bildet. Dann ist es für uns wichtig, nochmal an die Vision und die Maßnahmen zu gehen. Hier geht es um zwei Sportangebote, wobei wir mindestens eines intensiv testen möchten. Das betrifft z. B. das Angebot „Bewegte Schulkinderbetreuung“. Außerdem wollen wir das Ehrenamt stärken und auch die Nachhaltigkeit konkretisieren.

Pascal: Das Leitbild muss ja irgendwann mal einem Stresstest unterzogen werden, um zu schauen, ob sich was ergänzen lässt.

Tobias: Die Gruppe hat klare Ziele formuliert, was die Mitgliederzahlen angeht. Und daran kann man sich auch messen lassen. Auch die Umfrage können wir zur Überprüfung erneut starten.

Martin: Bist du optimistisch, dass du für die Maßnahmen genügen Ehrenamtler gewinnen kannst?

Tobias: Ich bin sehr zuversichtlich. Es ist nun ein Organigramm geschaffen, das einen koordinativen Vorstand beinhaltet, um auch in diesem Bereich für Arbeitsentlastung zu sorgen. Auf der operativen Ebene schaffen wir 7-8 Teilbereiche, die sich wiederum um Teilbereiche des Leitbildes kümmern. Das beinhaltet z. B. 2 Personen, die für Vereinsevents verantwortlich sind.

Tobias wichtigste Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Leitbildprozess

Martin: Wenn du auf die letzten Monate zurückblickst: Was sind die drei Erfolgsfaktoren, die für den Leitbildprozess in deinem Verein entscheidend waren?

Tobias:

1. Die Offenheit des Vorstands.

2. Der Schneeballeffekt, sprich einige Personen, die den Prozess ins Rollen bringen.

3. Konkrete Maßnahmen und messbare Ziele formulieren.

Martin: Abschließend: Hast du einen Tipp, um Vorstandsmitglieder in die richtige Richtung zu schubsen?

Tobias: Es hängt natürlich davon ab, wo der Verein aktuell steht. Es ist sicherlich hilfreich einfach darum zu bitten, mal anzufangen und mit einer Gruppe loszulegen. Wenn der Vorstand signalisiert, dass dieser sich nicht mit einem Leitbild beschäftigen möchte, sollten die bevorstehenden Vorteile bzw. die Entlastung nicht unerwähnt bleiben.

Pascal: Vielen Dank für deine Zeit und die ausführlichen Berichte über deinen Verein.