Kassenprüfung im Verein: Leitfaden für ehrenamtliche Prüfer

Was bei der Kassenprüfung zu beachten ist

Was macht eigentlich ein Kassenprüfer im Verein? In diesem Artikel erläutern wir dir die ehrenamtliche Kassenprüfung im Vereinsleben.

spized Redaktion | Vereinsmanagement

May 3, 2024 |

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1. Warum ist die Kassenprüfung so wichtig für den Verein?

2. Die Aufgaben der Kassenprüfer

3. Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege

4. Überprüfung der Kosten und korrekte Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben

5. Prüfung der Mitgliedsbeiträge

6. Überprüfung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins

7. Überprüfung des Vereinsvermögens

8. Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften

9. So funktioniert der Kassenprüfbericht

10. Wie weit reicht das Recht des Kassenprüfers auf die Einsicht von Unterlagen?

11. Haftet ein ehrenamtlicher Kassenprüfer für Fehler in der Buchhaltung?

12. Lässt sich die Kassenprüfung auch auslagern?

Warum ist die Kassenprüfung so wichtig für den Verein?

Du wolltest schon immer wissen, wie es um die Finanzlage in deinem Verein steht und hast dich in der Jahreshauptversammlung als freiwilliger Kassenprüfer gemeldet? Oder es hat sich wie üblich, niemand anderes gefunden und du bist unfreiwillig in das Amt des Kassenprüfers gerutscht und weißt nicht, was dich erwartet? In diesem Artikel erläutern wir die Aufgaben des unscheinbaren, aber dennoch wichtigen Postens genauer.

Übrigens: Die Kassenprüfung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist aber in den meisten Vereinssatzungen vorgesehen. Und das aus gutem Grund! Die Kassenprüfung dient dazu, die Mittelverwendungen im Verein nachzuvollziehen, was die Transparenz zwischen Vorstand und Mitgliedern erhöht. Du schaust dem Vorstand „auf die Finger“ und siehst Unterlagen ein, die den anderen Mitgliedern nicht zugänglich sind.

Die Kassenprüfer schauen sich nicht nur die Kasse, sondern auch Verträge, mit denen Vereinsverpflichtungen einhergehen an. Damit gehören die Kassenprüfer zu einer Art Kontrollgremium. Daraus ergibt sich die Pflicht der Kassenprüfenden, den Mitgliedern einen Bericht vorzulegen, um diese vor möglichen Ungereimtheiten zu informieren. In der Regel ist die Buchhaltung sorgfältig durchgeführt, sodass die Kassenprüfer nichts beanstanden.

Die Aufgaben der Kassenprüfer

Gerne gehen wir etwas detaillierter auf die Aufgaben in der Kassenprüfung ein. Die typischen Aufgaben eines Kassenprüfers sind:

Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege.
Überprüfung der Kosten samt richtiger Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben.
Überprüfung der Mitgliedsbeiträge.
Überprüfung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins.
Überprüfung des Vereinsvermögens.
Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften.

In den nachstehenden Abschnitten erläutern wir die einzelnen Aufgaben des Kassenprüfers ausführlich.

Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege

Bei Bargeldgeschäften und Barbelegen geht es um die Kasse. Ein Beispiel hierfür ist die Vereinsgaststätte, die Getränke verkauft und Bargeld einnimmt. Diese Kasse wird gezählt und mit den Ausgaben verglichen. Für jede Ausgabe (z. B. Bier, Wasser oder Ketchup) sollte die Rechnung oder der Kassenzettel vorliegen. In vielen Fällen wird das Bargeld auf ein Konto eingezahlt – auch dieser Vorgang lässt sich mit einem Kontobeleg prüfen. Wenn der Bargeldbestand stimmt, kannst du den ersten Haken machen.

Tipp: Beim Zählen der Kasse hilft das Vier-Augen-Prinzip. Lasse dein Ergebnis von einer zweiten Person überprüfen, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Das macht es für dich wesentlich leichter.

Überprüfung der Kosten und korrekte Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben

Das Prinzip der Kostenüberprüfung und der korrekten Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben ist selbsterklärend. Je nach Vereinsgröße, kannst du alle Posten überprüfen oder nur stichprobenartig die wichtigsten Kontrollpunkte heraussuchen.

Häufigste Fehlerquelle: Bei den Bewirtungsquittungen wurden Teilnehmer nicht eingetragen oder Teilnehmerlisten nicht beigefügt. An dieser Stelle fragt das Finanzamt häufig nach, weil es einen persönlichen Freibetrag für Verpflegungsleistungen gibt. Vereinfacht ausgedrückt: Niemand soll persönlich von Geldern des Vereins profitieren, weshalb der Gesetzgeber ein Limit und eine Pflicht zur Dokumentation vorsieht.

Außerdem gibt es bei der Kostenüberprüfung und der richtigen Zuordnung folgendes zu beachten:

Eigenbelege: Falls es regelmäßig vorkommt, dass Eigenbelege für eine „ordnungsgemäße“ Buchführung herhalten, kannst du den Kassenwart freundlich auf die Sorgfalt hinweisen. Buchführung bedeutet: Keine Buchung, ohne Belege!
Wiederkehrende Kosten: Abschlagszahlungen für Strom und Gas kannst du mit dem Vertrag oder der letzten Abrechnung des Versorgers vergleichen.
Aufwandsentschädigungen: Die Aufwandsentschädigungen sind in den meisten Satzungen verankert, aber eben nicht in allen. Hier können einige Recherchen Sinn machen und es lohnt sich bei Zahlungen an den Vorstand genauer hinzuschauen. Sind die Zahlungen berechtigt, kannst du den nächsten Haken setzen.
Die Kostenstelle „Sonstiges“: Hier sind häufig einmalige Rechnungen erfasst, bei denen es weniger Erfassungserfahrung im Verein gibt. Eine Gefahrenquelle für Fehler.

Prüfung der Mitgliedsbeiträge

An dieser Stelle gilt es den Einzug der Mitgliedsbeiträge zu prüfen. Die entscheidenden Fragen sind hierbei: Sind wirklich alle Mitgliedsbeiträge eingezogen worden? Und gab es viele Rückläufer oder Mahnverfahren gegen säumige Mitglieder? Es ist sinnvoll einmal nachzurechnen, ob die Anzahl der Mitglieder mit den eingezogenen Geldern übereinstimmen.

Ein Beispiel: Bei 100 Mitgliedern mit jeweils 100 Euro Jahresbeitrag, muss der Verein 10.000 Euro an Beitragseinnahmen generiert haben.

In den meisten Vereinssatzungen ist verankert, dass jedes Mitglied einen Jahresbeitrag zu zahlen hat. Das heißt: Wird die Person im Laufe eines Jahres Mitglied oder scheidet diese während eines Jahres als Vereinsmitglied aus, ist trotzdem der gesamte Jahresbeitrag an den Verein zu entrichten. Je nach Beitragseinzugsturnus ist das in Sportvereinen (besonders Mannschaftssportarten) eine heikle Angelegenheit, weil viele Mitglieder zum Jahres- oder Saisonwechsel den Verein verlassen und noch nicht den Jahresbeitrag bezahlt haben.

Überprüfung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins

Verbindlichkeiten sind offene Positionen, die noch nicht beglichen wurden, wozu aber eine Rechnung vorliegt. Das ist beispielsweise ein Bankdarlehen für die Sanierung des Vereinsheims. Forderungen können entstehen, wenn Mitglieder noch keinen Beitrag für das laufende Jahr bezahlt haben. Auch eine offene Rate des Sponsors ist eine Forderung des Vereins.

Überprüfung des Vereinsvermögens

An dieser Stelle lässt du dir am besten die Kassen- und Bankbelege bzw. die Kontoauszüge zeigen. Aus den Dokumenten geht hervor, wie viel Geld zum Stichtag (meist der 31.12.) auf dem Konto vorlag. Damit sicherst du ab, dass der Verein nicht insolvent oder überschuldet ist. Das ist von enormer Bedeutung, weil es sich hierbei um eine der drei möglichen Insolvenztatbestände handelt. In einem solchen Fall steht immer der Verdacht des Straftatbestands der Insolvenzverschleppung im Raum. Weil der Vorstand in der Regel persönlich bzw. privat haftet, solltest du bei etwaigen Fällen die handelnden Personen umgehend informieren.

Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften

Die Einhaltung der gesetzlichen Buchungsvorschriften ist für die meisten Kassenprüfer schwer in Gänze zu überblicken, weil schlichtweg das Knowhow für korrekte buchhalterische Vorgänge fehlt. Im Grunde genommen geht es darum zu überprüfen, ob es genügend Belege gibt und alles logisch bzw. beweisbar ist. Im Zweifel solltest du dir an dieser Stelle Experten (z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer) zur Rate ziehen.

So funktioniert der Kassenprüfbericht

Nach sorgfältiger Prüfung fehlt nur noch der Kassenprüfbericht für den Vorstand bzw. die Mitglieder. Keine Sorge: Hier findest du im Internet sehr gut nutzbare Vorlagen, die gewisse Standardformulierungen enthalten.

Der Kassenprüfbericht ist der abschließende Bericht der Kassenprüfer, wo die Ergebnisse aufgelistet sind. Sie erläutern die Vorgehensweise und geben Auskunft, inwieweit Vorstand und Schatzmeister bzw. Kassenwart Informationen zugänglich gemacht haben. Das ist in der Praxis meistens eine Formalität.

Selbstverständlich können auch Unregelmäßigkeiten zur Sprache kommen. Bedenke: Nicht jede Ungenauigkeit in der Belegführung ist gleich eine Straftat. Auch das Finanzamt prüft nicht jeden Verein bis ins kleinste Detail. Die Kassenprüfer sorgen auf Grundlage des Vorstandberichts auch dafür, dass die Entlastung des Vorstands bei der Jahreshauptversammlung beantragt wird.

Wie weit reicht das Recht des Kassenprüfers auf die Einsicht von Unterlagen?

Die Kassenprüfung ist eine Stichprobenprüfung. Andernfalls wäre der Aufwand bei einem mittelgroßen Verein bereits viel zu hoch. Sofern bei den Strichproben Unregelmäßigkeiten auftauchen, kann der Kassenprüfer die Stichprobe ausweiten und weitere Dokumente sowie Belege anfordern. So gehen Wirtschaftsprüfer auch in Unternehmen vor. Eine Grenze gibt es hier von Seiten des Gesetzgebers nicht. Trotzdem muss die Menge an zu prüfenden Dokumenten zumutbar und angemessen sein. Letzten Endes ist das Finanzamt für die Prüfung des Vereins zuständig.

Haftet ein ehrenamtlicher Kassenprüfer für Fehler in der Buchhaltung?

Als ehrenamtlicher Kassenprüfer verfügst du über einen Freistellungsanspruch. Du haftest nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Als Kassenprüfer hast du alles zu unterlassen, was den Vereinszweck oder die Mitglieder gefährdet. Darüber hinaus bist du verpflichtet, die Mitglieder bei der Jahreshauptversammlung über wichtige Umstände aufzuklären und ggf. vor Risiken zu warnen. Sollte dir dabei ein Fehler unterlaufen, darfst du durch den Freistellungsanspruch vom Verein nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden.

Lässt sich die Kassenprüfung auch auslagern?

Ja, das ist möglich! Grundsätzlich ist die Auslagerung an einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer eine Option für jeden Verein. Mit der deutlich höheren Expertise ausgewiesener und staatlich geprüfter Experten, geht auch eine Haftungsänderung einher. Anders ausgedrückt: Der Gesetzgeber traut dem Steuerberater mehr zu, womit die Haftung unkorrigierter Fehler beim externen Kassenprüfer liegt.

So läuft die Kassenprüfung in der Praxis ab

Gerne beschreibe ich dir, wie ich die Kassenprüfung in meinem Verein durchgeführt habe. In unserem Verein wurde neben mir eine weitere Person mit der Aufgabe betraut.

Wir trafen uns abends beim Kassenwart, der uns einen dicken Aktenordner auf den Tisch knallte.
Bei einer netten Atmosphäre mit leckerem Kaltgetränk, schauten wir uns die Belege zu den Ein- und Auszahlungen an.
Bei den Stichproben konzentrierten wir uns auf die mittleren bis großen Beträge.
Die Belegliste durch den Kassenwart war gut vorbereitet, was den gesamten Vorgang erleichterte.
Bei den Bewirtungsquittungen und Bargeldeinzahlungen fiel auf, dass hin und wieder die Teilnehmerlisten fehlten oder Eigenbelege herhalten mussten.
Nach ca. 1,5 Stunden waren wir mit der Prüfung fertig.
Anschließend haben wir im Verein zusammengesessen und einen netten Abend verbracht.

In meinem Verein gibt es eine zweite große Kasse, die alle Buchungsvorgänge im ideellen Bereich, im Zweckbetrieb und in der Vermögensverwaltung erfasst. Hier gab es keine Auffälligkeiten, aber es war interessant einen Einblick über die Aufwandsentschädigungen der Übungsleiter zu erhalten. Hier müssen Vereine die Freibeträge im Blick haben – bei uns war zum Glück alles in Ordnung.

Wie du siehst, ist die Kassenprüfung kein Hexenwerk und kann sogar Spaß machen. Wenn bei dir im Verein bei der nächsten Jahreshauptversammlung ein Kassenprüfer gesucht wird, darfst du dich gerne dazu freiwillig melden. Der Aufwand ist überschaubar und du bekommst einen interessanten Einblick hinter die Kulissen.