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Spendenrecht & Spendenbescheinigung im Verein einfach erklärt

Neben Mitgliedsbeiträgen und Sponsorengeldern leben viele Vereine und Verbände von Spenden. Doch wie geht man als Verein richtig mit Spenden um? In diesem Artikel erfährst du alles, was Sportvereine und -verbände zum Thema Spendenrecht und Spendenbescheinigung wissen müssen – denn hier warten einige Tücken, die du mit ein bisschen Know-how ganz entspannt meisterst.

spized Redaktion | Vereinsmanagement

March 5, 2025 |

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1. Was ist eine Spende überhaupt?

2. Welche Spendenarten gibt es?

3. Was ist der Unterschied zwischen Klein- und Großspenden?

4. Wie ist eine Spendenbescheinigung zu verbuchen?

4.1 Unter welchen Voraussetzungen darf der Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen?

4.2 Gibt es Vorgaben, wie eine Spendenbescheinigung auszusehen hat?

4.3 Wer haftet für falsch verwendete Spenden und fehlerhaft ausgestellte Spendenbescheinigungen?

5. Ausstellerhaftung vs. Veranlasserhaftung

Was ist eine Spende überhaupt?

Fangen wir mit den Basics an: Eine Spende ist eine freiwillige Abgabe für einen gemeinnützigen, mildtätigen, oder kirchlichen Zweck. Im Falle des Sportvereins ist der gemeinnützige Zweck erfüllt, wenn der Verein seine Gemeinnützigkeit nachweisen kann. Eine Zuwendung, zum Beispiel in Form von Geld, ist dann eine Spende, wenn sie nicht mit einer Gegenleistung verknüpft ist – im Gegensatz zum Sponsoring.

Ohne den Bezug auf ein paar Gesetze und Paragraphen geht es nicht – deshalb machen wir es kurz: Das Spendenrecht ist je nach Anspruchsgruppe in diversen Gesetzen geregelt wie dem Einkommenssteuergesetz (EStG) oder dem Körperschaftsteuergesetz (KStG). Diese erlauben, dass Spenden an einen gemeinnützigen Verein bei natürlichen Personen nach § 10b (EStG) und bei einer Körperschaft nach § 9 (KStG) bei den Steuern abzugsfähig sind. Das heißt, Personen, die an deinen Verein spenden, können bis zu 20 Prozent ihrer Einkünfte spenden und diese komplett in der Steuererklärung anrechnen.

Damit das möglich ist, muss der begünstigte Verein allerdings einige Dinge erfüllen, die wir dir jetzt verraten.

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Welche Spendenarten gibt es?

Je nach Art der Spende unterscheidet sich das Vorgehen minimal – deshalb zunächst ein paar Definitionen. Das Spendenrecht unterscheidet für gemeinnützige Organisationen zwischen vier Arten von Spenden: Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende und Vergütungsspende.

Die Geldspende ist wie der Name richtig suggeriert, eine Geldüberweisung oder die Übergabe von Bargeld.
Die Sachspende meint die Spende von Gebrauchsgegenständen, also zum Beispiel Geräte, Kleidung oder Möbel. Im Sportverein sind das natürlich auch Trikots. Einen Trikotsatz zu spenden bedeutet übrigens nicht, dass ihr euch als Verein (oder Team) das Trikot nicht selbst aussuchen könnt. Euch kreativ im Design austoben und selbst gestalten könnt ihr euer Trikot ganz einfach bei uns auf https://www.spized.com/de/trikot-selbst-gestalten – der Spender kommt danach einfach für die Kosten auf. Hier lassen sich bei Bedarf auch ganz einfach Name oder Logo des Spenders einbinden.
Die Vergütungsspende bezeichnet eine Spende in Form von Arbeitszeit für den Verein, die die „arbeitende Person“ dem Verein quasi schenkt – also spendet. Er oder sie verzichtet damit auf seine Lohnentschädigung und kann dies mit einer Spendenbescheinigung vom Verein in seiner Steuererklärung geltend machen. Voraussetzung ist allerdings, dass im Vorfeld schriftlich eine angemessene Vergütung mit dem Verein vereinbart worden ist und die Person erst hinterher auf die Auszahlung verzichtet.
Bei der Aufwandsspende verzichtet der oder die Spenderin auf die Rückerstattung von Ausgaben, die er oder sie für den Verein getätigt hat. Das können zum Beispiel Fahrten mit dem eigenen Auto für Vereinszwecke sein, Telefongebühren, Start- und Meldegelder bei Wettkämpfen, Portokosten oder das Kaufen von Bürobedarf für den Verein.

Damit im Fall einer Aufwandsspende vom Verein eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden darf, um die Spende steuerlich abzusetzen, muss folgendes erfüllt sein:

Auf der Spendenquittung muss der Verzicht auf die Erstattung von tatsächlich bestehenden Ansprüchen sichtbar sein.
Ein Rechtsanspruch des Spenders über den bestimmten Anspruch muss gegeben sein. Dieser ist entweder schon mit der Vereinssatzung gedeckt oder Verein und Spender schließen extra einen Vertrag.
Der Verzicht auf die Vergütung darf nicht im Vorhinein vereinbart werden.
Der Verein muss über die finanziellen Mittel verfügen, die Kosten zu erstatten.
Der Spender muss seinen Anspruch schriftlich, freiwillig und innerhalb von drei Monaten formulieren.

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Was ist der Unterschied zwischen Klein- und Großspenden?

Als Kleinspenden werden Spenden im Wert von maximal 300 Euro bezeichnet. Das Gute für euch als Verein bei diesen Spenden: Ihr müsst dem Spender nicht zwingend eine Spendenbescheinigung ausstellten, damit er die Spende steuerlich geltend machen kann. Hier reicht der spendenden Person ein sogenannter vereinfachter Nachweis: die Buchungsbestätigung seiner Bank. Sichtbar müssen hier allerdings folgende Infos sein: Name und Kontonummer von Spender & Empfänger, Betrag der Spende und Buchungstag, Zweck der Spende sowie die Angabe, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt.

Der Umgang mit Großspenden – also Spenden im Wert von über 300 Euro – ist da um einiges aufwändiger für Vereine. Hier fordert das Finanzamt vom Spender eine vom Verein ausgestellte Spendenbescheinigung, damit dieser die Spende steuerlich absetzen kann. Wird euch beispielsweise ein Trikotsatz gespendet, kommt schon schnell eine Großspende zustande.

Übrigens: Befreit von einer Spendenbescheinigung sind Großspenden im Katastrophenfall, die innerhalb kurzer Zeit und – wie der Name schon sagt – gebunden an einen „Katastrophenfall“ für den Verein getätigt werden. Hier reicht dem Spender für seine Steuererklärung auch der Kontoauszug seiner Bank.

Wie ist eine Spendenbescheinigung zu verbuchen?

Ganz einfach: Eine Spendenbescheinigung ist immer für das Jahr vom Verein zu verbuchen, in dem sie ausgewiesen wurde – unabhängig davon, ob der Spender angibt, für das vorherige oder das nächste Jahr spenden zu wollen. Spenden, die den Verein also zum Beispiel im Jahr 2025 erreichen, müssen zwingend auch im Jahr 2025 verbucht werden, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Unter welchen Voraussetzungen darf der Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Als gemeinnütziger Verein seid ihr berechtigt, euren Spendern für ihre Spende als Nachweis eine sogenannte Zuwendungsbestätigung auszustellen. Diese wird auch als Spendenquittung oder Spendenbescheinigung bezeichnet. Als Spender oder Spenderin benötigt man diese Bescheinigung, um die Spende im Rahmen der Einkommenssteuererklärung von der Steuer absetzen zu können.

Der Verein darf diese Spendenbescheinigung allerdings nur ausstellen, wenn alle folgenden Kriterien erfüllt sind:

Gemeinnützigkeit: Der Verein muss seine Gemeinnützigkeit nachweisen können. Das erfolgt mit dem sogenannten Freistellungsbescheid, den das Finanzamt ausstellt, nachdem es die Gemeinnützigkeit erfolgreich geprüft hat. Alle fünf Jahre muss dieser Freistellungsbescheid erneuert werden.
Korrekte Verwendung: Die Spenden werden für den gemeinnützigen Zweckbetrieb des Vereins verwendet. Ausnahme: Ein Spender wünscht ausdrücklich, dass seine Spende zum Vermögensaufbau genutzt wird – dann ist auch das zulässig.
Freiwilligkeit: Die Spende erfolgt ohne irgendeine Art von Gegenleistung durch den Verein und ist freiwillig.

Sind alle Kriterien erfüllt, darf dein Verein dem Spender oder der Spenderin eine Spendenbescheinigung ausstellen. Aber Vorsicht: Nicht jede Person im Verein ist dazu berechtigt! Aufschluss gibt die Vereinssatzung: Demnach dürfen in der Regel nur Personen die Bescheinigung unterschreiben, die den Verein nach außen vertreten, also der Vorstand oder der Schatzmeister. Das ist allerdings nicht in Stein gemeißelt: Laut Spendenrecht könnt ihr auf einer Mitgliederversammlung auch andere Vereinsmitglieder dazu berechtigen.

Übrigens: Die ausstellberechtige Person muss nicht zwingend mit der Hand unterschreiben – auch eine digital eingescannte Unterschrift ist erlaubt.

Gibt es Vorgaben, wie eine Spendenbescheinigung auszusehen hat?

Ganz eindeutig: Ja! Die Finanzministerien der Bundesländer stellen Mustervorlagen je nach Spendenart und Spender zur Verfügung, die ihr unbedingt verwendet müsst bei der Ausstellung einer Spendenbescheinigung. Dabei fügt ihr nur die korrekten Daten ein wie Name und Adresse des Spenders bzw. der Spenderin, Datum der Spende, Betrag bzw. Wert der Spende (in Zahlen und Buchstaben) sowie das Aktenzeichen und Datum eures Freistellungsbescheids.

Ihr dürft also nicht einfach eure eigene Bescheinigung entwerfen – diese wird nicht nur nicht anerkannt, der Verein haftet außerdem für die Richtigkeit der Angaben. Das betrifft nicht nur die Wortwahl – auch das Verändern der Reihenfolge und das Ergänzen oder Umformulieren des amtlichen Musters sind verboten. Und sogar das Format ist vorgegeben: die Spendenbescheinigung darf maximal eine DIN-A4-Seite umfassen – die Rückseite dürft ihr benutzen und sogar frei gestalten.

Für Geldspenden – das betrifft klassische Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden – wird die Musterform 1 verwendet. Übrigens: Als Verein dürft ihr Spendenbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge nur ausstellen, wenn dies auf dem Freistellungsbescheid des Vereins explizit ausgewiesen ist.

Für Sachspenden nutzt ihr die Mustervorlage 2. Wichtig ist hierbei, in der Spendenbescheinigung den richtigen Wert der Spende anzugeben: Wenn die Sache neuwertig ist, könnt ihr die Rechnung beigefügen. Ist sie gebraucht, muss der aktuelle Wert geschätzt werden – Orientierung geben hier amtliche Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen).

Und im Fall, dass ein Spender in einem Jahr mehrmals an euren Verein spendet, dürft ihr die Sammelbestätigung nutzen und müsst nicht jede Spende einzeln bescheinigen.

Die Mustervorlagen des zuständigen Finanzministeriums findet ihr online – je nach Bundesland.

Wer haftet für falsch verwendete Spenden und fehlerhaft ausgestellte Spendenbescheinigungen?

Damit sind wir schon bei der letzten und sehr wichtigen Frage der Haftung. Hier hilft euch § 10 b Abs. 4 2. Satz des EStG weiter:

„Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer.“

Übersetzt heißt das: Der Verein haftet für die entgangenen Steuern mit pauschal 30 Prozent des Spendenbetrags (plus eventuell anfallende Gewerbesteuer von 15 Prozent), wenn eine Spendenbescheinigung falsch ausgestellt wird oder die Spende falsch verwendet wird. Jetzt wird nicht nur deutlich, warum es so wichtig ist, wie ihr eine Spende im Verein verwendet, sondern auch warum die korrekte Ausstellung der Bescheinigung so relevant ist.

Im Haftungsfall droht nämlich Folgendes:

offensichtlich natürlich die Steuernachzahlung mit pauschal 30 Prozent der Spendensumme, die in der fehlerhaften Spendenbescheinigung ausgewiesen wurde
ggf. sogar der Entzug der Gemeinnützigkeit
sowie eventuelle Schadensersatzforderungen und weitere rechtliche Konsequenzen

Ausstellerhaftung vs. Veranlasserhaftung

Jetzt wird es vor allem für den Vorstand bzw. die Person, die ihre Unterschrift unter die Spendenbescheinigung gesetzt hat, wichtig: Denn das Recht unterscheidet zwischen zwei Arten der Haftung – der Ausstellerhaftung und der Veranlasserhaftung.

Wurde die Spendenquittung falsch ausgestellt – egal warum, egal wie – haftet der Verein. Die Ausstellerhaftung betrifft also grundsätzlich nur den Verein selbst.

Anders sieht es bei der Veranlasserhaftung aus: Wenn Spendenmittel falsch verwendet werden (also nicht wie vom Spender gewünscht oder nicht für gemeinnützige Zwecke), kann einerseits der Verein, andererseits aber auch die handelnde natürliche Person haften – und das mit ihrem Privatvermögen. Vorsicht also bei der Unterschrift – denn Unwissenheit bzw. „grobe Fahrlässigkeit“ wie es das Gesetz nennt, schützt vor Strafe nicht.

Übrigens: Als Verein oder Verband seid ihr verpflichtet, eine Kopie jeder Spendenbescheinigung aufzubewahren. Grundsätzlich sind das zehn Jahre – für elektronisch übermittelte Spendenbescheinigungen gilt eine verminderte Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren.

Unser Tipp für Vereine und Verbände: Die Absicherung durch eine Versicherung für den Fall der Fälle. So schön die „Win-win“-Situation beim Spenden für die gebende Person als auch den zugutekommenden Verein sein mag – es schließen sich besonders bei großen Spenden einige Verpflichtungen für den Verein an. Mit unseren Tipps zum richtigen Umgang mit Spenden ist dein Verein ab jetzt gut aufgestellt, wenn die nächste Spende eintrudelt.