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Vereinskonto eröffnen – wie sinnvoll ist es?

Im Verein fallen Zahlungen an, das lässt sich nicht vermeiden. Sollte dafür ein eigenes Vereinskonto genutzt werden, oder lässt sich der Zahlungsverkehr auch mit einem Privatkonto erledigen? Wie sinnvoll ist ein Vereinskonto und mit welchen Kosten ist es verbunden? Wir geben dir in diesem Beitrag einen Überblick, worauf es ankommt.

spized Redaktion | Vereinsmanagement

November 6, 2024 |

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1. Was ist ein Vereinskonto?

2. Warum ist ein Vereinskonto sinnvoll?

3. Worauf muss ich beim Vereinskonto-Eröffnen achten?

3.1 Wie eröffne ich ein Vereinskonto?

3.2 Wer darf ein Vereinskonto eröffnen – und wer darauf zugreifen?

4. Vereinskonto & Steuern - Worauf muss ich achten?

5. Was kostet ein Vereinskonto?

6. Tipps & Tricks zum Kostensparen

Was ist ein Vereinskonto?

Unabhängig davon, wie groß ein Verein ist, hat er Pflichten zu erfüllen und sich an gesetzliche Vorgaben zu halten: Mitgliedsbeiträge müssen verbucht, Rechnungen bezahlt, Spendenquittungen erstellt und steuerliche Vorgaben umgesetzt werden. Um den Zahlungsverkehr optimal abzuwickeln, ist ein Girokonto also unerlässlich – das sogenannte Vereinskonto. Dieses ist kein klassisches Geschäftskonto, sondern speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Vereinen ausgerichtet.

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Warum ist ein Vereinskonto sinnvoll?

Ein Girokonto ist wichtig für die Buchführung und die Nachvollziehbarkeit der Vereinsfinanzen – soweit, so nachvollziehbar. Aber muss es dafür extra ein Vereinskonto sein?

Gesetzlich ist das nicht vorgeschrieben – die Buchhaltung kann also auch über ein privates Konto erfolgen. Doch nur das Vereinskonto ermöglicht es euch als Verein, die Vereinsgelder klar von den privaten Finanzen eines Mitglieds zu trennen. Und das wird nicht erst wichtig, wenn das Finanzamt mit einer Prüfung vor der Tür steht, sondern bereits beim Thema Besteuerung, auf das wir noch näher eingehen.

Natürlich sind für Sportvereine auch Trikots ein großer Kostenfaktor – je mehr Teams ihr habt, desto mehr Bestellungen und ggf. auch Sponsoren habt ihr. Hier ist es zentral, alle Ausgaben und Einnahmen richtig zu buchen. Ganz einfach selbst gestalten inklusive Sponsorenlogos, individuellen Wünschen und einfacher Zahlungsabwicklung könnt ihr eure Trikots übrigens hier.

Für eine klare Finanzverwaltung ist das Vereinskonto daher unerlässlich: Es erleichtert dem Verein nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern schafft auch Transparenz. Was spricht noch für ein Vereinskonto?

Einfache Verwaltung: Mitgliedsbeiträge, Spenden und Ausgaben lassen sich zentral und effizient abwickeln; die finanzielle Situation des Vereins ist stets im Blick.
Sicherheit: Überwachte Transaktionen und der Zugriff mehrerer Berechtigter beugen Missbrauch vor und schützen vor Fehlverhalten.
Professionalität: Ein offizielles Vereinskonto zeigt Seriosität und steigert das Vertrauen bei Spendern, Partnern und Banken.
Steuerliche und rechtliche Anforderungen: Werden alle Einnahmen und Ausgaben richtig verbucht, unterstützt das Vereinskonto bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und somit bei der Erfüllung der steuerlichen Pflichten des Vereins. Läuft der Zahlungsverkehr des Vereins hingegen über das private Konto eines Mitglieds, müssen private und vereinsbezogene Ausgaben für die Steuererklärung erst mühsam voneinander getrennt werden. Außerdem müssen dem Finanzamt neben Kontoauszügen weitere Belege vorgelegt werden, um die Angaben zu verifizieren.

Worauf muss ich beim Vereinskonto-Eröffnen achten?

Zunächst stellt sich die Frage nach der Rechtsform eures Vereins, denn hier trennt sich schon die Spreu vom Weizen. Während eingetragene Vereine als juristische Personen gelten und selbst Kontoinhaber sein können, sind nicht eingetragene Vereine meist nicht rechtsfähig. Aufgrund fehlender Sicherheiten haben sie oft Schwierigkeiten, ein Konto zu eröffnen. In diesem Fall kann ersatzweise eine Privatperson das Konto im Namen des Vereins eröffnen.

Ist euer Verein fähig, ein Vereinskonto zu eröffnen, solltet ihr bei der Eröffnung einige Kriterien beachten und abwägen, welche Bedürfnisse der Verein hat und welche ausschlaggebend sind.

Service: Kundenservice kann sehr wertvoll und hilfreich sein – gerade wenn es um spezielle Beratung für Vereine hinsichtlich der Finanzplanung geht.
Gebühren: Banken erheben unterschiedlich hohe Kontoführungsgebühren und Gebühren auf andere Leistungen.
Zugangsberechtigungen: Das Vereinskonto sollte es ermöglichen, unterschiedliche Zugriffsebenen für unterschiedliche bevollmächtige Personen festzulegen.
Online-Banking: Diese Funktion ist heute unerlässlich, flexibilisiert und vereinfacht die Buchhaltung und reduziert den zeitlichen Aufwand enorm. Sicheres und benutzerfreundliches Online-Banking sollte daher eine Priorität sein.
Zusatzleistungen: Benötigt ihr eine Vereinskreditkarte oder bestimmte Versicherungen zusätzlich? Und wie sieht es mit dem Sparen aus? Für alle Bedürfnisse gibt es Anbieter.

Wie eröffne ich ein Vereinskonto?

Die Eröffnung des Vereinskontos muss entsprechend der Vereinssatzung erfolgen. Daher werft unbedingt vorher einen Blick in die Satzung, was dort zur Eröffnung und Führung eines Vereinskontos geregelt ist. Der nächste Schritt ist wie so oft im Verein: der Vorstandsbeschluss. Der Vereinsvorstand beschließt die Eröffnung eines Vereinskontos und bestimmt die autorisierten Kontoinhabenden.

Ist die Wahl auf eine Bank gefallen, müssen alle erforderlichen Dokumente, wie Satzung, Auszug aus dem Vereinsregister als Existenznachweis und die Personalausweise der autorisierten Kontoinhabenden vorgelegt werden. Bei der Auswahl der Bank habt ihr natürlich die Qual der Wahl – viele Banken bieten Konten für Vereine an. Ob kostenlose Online-Bank oder kostenpflichtige lokale Bank vor Ort – den Vereinskonto-Vergleich machen wir gleich.

Wer darf ein Vereinskonto eröffnen – und wer darauf zugreifen?

Auch die Vertretungsregelungen solltet ihr in der Satzung des Vereins finden. In der Regel sind die Vorstandsmitglieder berechtigt, im Namen des Vereins zu handeln – also auch ein Konto zu eröffnen. Ansonsten greift § 26 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), der alle Mitglieder des Vereinsvorstands zur Vertretung berechtigt.

Bei den handlungsberechtigten Personen fahrt ihr mit dem „Vier-Augen-Prinzip“ am besten: Indem zwei Vorstandsmitglieder (üblicherweise der Schatzmeister und 1. Vorsitzende) das Konto eröffnen, beugt ihr Missbrauch vor und erhöht die Sicherheit. Bei der Erteilung von Bankvollmachten solltet ihr vorsichtig sein: Zwar können alle Vorstandsmitglieder Transaktionen durchführen, sofern sie bevollmächtigt werden. Allerdings lauft ihr so auch Gefahr, den Überblick über die Finanzen zu verlieren und öffnet die Tür für die Veruntreuung von Geldern.

Wird die Kontovollmacht missbraucht und es werden Gelder veruntreut, stellt sich schnell die Frage nach der Haftung: Grundsätzlich haftet der Täter oder die Täterin persönlich und in vollem Umfang für den entstandenen Schaden. Wer die Gelder veruntreut hat, ist somit verpflichtet, den veruntreuten Betrag zurückzuzahlen. Neben der individuellen Haftung im strafrechtlichen Sinne gibt es auch zivilrechtliche Aspekte – und die können Folgen für alle Vorstandsmitglieder haben. Denn diese können zivilrechtlich haftbar gemacht werden – besonders, wenn sie ihre Aufsichtspflichten verletzt haben. In § 31 regelt das BGB, dass der Verein für Schäden haftbar gemacht werden kann, die ein Vorstandsmitglied bei der Wahrnehmung seiner Pflichten verursacht. Bei Zugriffsberechtigungen auf das Vereinskonto solltet ihr daher umso sensibler vorgehen.

Unser Tipp: Der Vereinsvorstand sollte unbedingt für eine gute (versicherungs-)rechtliche Absicherung sorgen, denn nicht nur bei Missbrauch, sondern beispielsweise auch bei Fehlern bei Spendenbescheinigungen haftet der Vorstand sogar mit dem Privatvermögen.

Vereinskonto & Steuern - Worauf muss ich achten?

Auch gemeinnützige Vereine sind grundsätzlich steuerpflichtig und unterliegen der Körperschaftsteuer. Sie profitieren aber von zum Teil ermäßigten Steuersätzen oder Steuerbefreiungen. Um alle Einnahmen und Ausgaben richtig versteuern zu können, ist es zentral, den gesamten Zahlungsverkehr transparent nachweisen zu können. Auf dem Kassenwart bzw. Schatzmeister lastet hier eine besondere Verantwortung: Denn bei fehlerhaften Angaben steht die Gemeinnützigkeit des Vereins auf dem Spiel. Umso wichtiger ist es, bereits in der Buchführung in die vier Steuerbereiche zu trennen – und das geht am besten mit einem eigenen Vereinskonto.

Kurzer Steuer-Exkurs: Bei der Besteuerung von Vereinen kann zwischen vier Steuerbereichen unterschieden werden: dem Zweckbetrieb, dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, dem ideellen Bereich und der Vermögensverwaltung. Alle Einnahmen und Ausgaben eines Vereins müssen einem der vier Bereiche zugeordnet werden. Beispielsweise zählen Spenden oder Mitgliedsbeiträge zu Einnahmen im ideellen (also gemeinnützigen) Bereich und müssen in der Regel nicht versteuert werden. Ermäßigte Steuersätze, Freigrenzen und Freibeträge gibt es bei Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, in der Vermögensverwaltung oder im Zweckbetrieb.

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Was kostet ein Vereinskonto?

Ein Vereinskonto gibt es nicht zum Nulltarif und die Anzahl der Banken, die diese spezielle Kontoart anbieten ist übersichtlich. Grundsätzlich solltet ihr euch für die Bank entscheiden, bei der die Kontoführungs- und weiteren Gebühren die Vereinskasse nicht übermäßig belasten, die aber auch zur Art des Wirtschaftens des Vereins passt.

Wer nicht auf reine Online- oder Direktbanken setzen will, wird beispielsweise bei der Sparkasse oder Volksbank vor Ort fündig – hier solltet ihr euch am besten individuell in der Filiale beraten lassen. Denn auch wenn die Kosten auf den ersten Blick oftmals nicht mit denen der Online-Banken mithalten können, lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Das haben die Vereinsstrategen in einer Beispielrechnung vorgeführt, um zu zeigen, warum die lokale Bank vor Ort trotzdem eine Chance haben sollte.

Tipps & Tricks zum Kostensparen

Es lohnt sich immer, die eigenen Kosten gegen den individuellen für euren Verein sinnvollen Service und Mehrwert aufzurechnen. Weitere Tipps zum Kostensparen:

Abteilungen mit geringem Cashflow brauchen kein eigenes Konto, sondern können einfach eine Kostenstelle bekommen. So lassen sich Kontoführungsgebühren sparen.
Außerdem können Lastschrifteinzüge von viertel- auf halbjährlichen Einzug umgestellt oder Kontoauszüge nicht mehr per Post zugestellt werden.
Gebühren bei der Steuererklärung angeben: der Verein kann die Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Vereinskonto stehen, steuerlich geltend machen.

Am Ende ist es eine individuelle Entscheidung, bei welcher Bank der eigene Verein am besten aufgehoben ist. Die Führung eines Vereinskontos ist allerdings vor allem für eingetragene Vereine sinnvoll, um transparent und professionell zu wirtschaften. Wenn du noch mehr über das Thema erfahren willst, höre dir den Podcast der Vereinsstrategen an.