Datenschutzerklärung im Verein: Rechtliche Grundlagen

Die Datenschutzerklärung wirkt für viele Vereine erst einmal abschreckend. Zu komplex und unübersichtlich scheint das Thema DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) zu sein, was gerade in ehrenamtlichen Bereichen Berührungsängste erklärt. Das Ziel des Datenschutzes ist es, Mitglieder des Vereins über den Umgang ihrer personenbezogenen Daten aufzuklären. Aus Artikel 13 der DSGVO geht die Verpflichtung zur Erstellung einer Datenschutzerklärung hervor – auch für Sportvereine, unabhängig von deren Größe. In diesem Zusammenhang gibt es immer wieder Begrifflichkeiten, die wir gerne im nachstehenden Absatz erläutern:

• Personenbezogene Daten: Dies sind alle Informationen, die sich einer identifizierten oder identifizierbaren Person zuordnen lassen. Das heißt, dass diese Daten Rückschlüsse auf die Person ziehen können. Dazu gehören Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Beruf oder Telefonnummer. Letztlich ist nahezu jede Information über eine Person personenbezogen und somit für den Datenschutz im Verein relevant.
• Verarbeitung von Daten: Hier geht es um den Umgang mit personenbezogenen Daten. Das beginnt bei der Datenerhebung und endet mit deren Löschung. Dazwischen gibt es das Verfassen, Ordnen, Speichern, Verändern oder Übermitteln von Daten. Die Datenschutzerklärung muss entsprechend bereitstehen.
• Verantwortliche: Verantwortlich sind immer Personen, die über Zweck und Mittel zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheiden. In Vereinen sind dies oftmals Vorstandsmitglieder.
• Einwilligung: Sobald die betroffene Person einwilligt, ist dies als Einverständnis zur konkreten Datenverarbeitung zu verstehen. Dafür muss die Person zuvor informiert worden sein und aktiv zugestimmt haben. Für eine aktive Zustimmung braucht es beispielsweise das Ankreuzen eines Kästchens.

Welche Daten sammeln Vereine?

Das Sammeln von Daten beginnt in Vereinen bereits bei der Anmeldung neuer Mitglieder. Namen, Adressen, Geburtsdaten und Kontodaten werden zu Verwaltungszwecken von jedem Mitglied erhoben. Die DSGVO stellt sicher, dass sämtliche Daten verantwortungsvoll verarbeitet werden, was Transparenz und Vertrauen zwischen Mitgliedern und dem Verein schafft. Auch E-Mail-Adressen, die zur Kommunikation notwendig sind oder Fotos aus Training bzw. Wettkämpfen umfassen personenbezogene Daten, die das Einhalten der DSGVO notwendig machen. Hinzu kommt, dass Sportvereine in der Regel an Wettkämpfen bzw. am Spielbetrieb teilnehmen. Hier benötigen die zuständigen Sportverbände ebenfalls Daten der Mitglieder, um einen ordnungsgemäßen Spielbetrieb durchführen zu können.

DSGVO: Was Vereine besonders beachten müssen

Dies DSGVO sieht für alle Vereine eine verpflichtende Erstellung der Datenschutzerklärung vor. Das heißt: Sobald personenbezogene Daten erhoben werden, muss der Verein der betroffenen Person eine Datenschutzerklärung vorzeigen. Und weil das Erheben personenbezogener Daten im Vereinsalltag unausweichlich ist, ist die DSGVO auch in Sportorganisationen von Relevanz. Die DSGVO regelt außerdem, welche Informationen den Personen zur Verfügung gestellt werden müssen. In diesem Zusammenhang sind zwei Faktoren entscheidend:

• Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage ist im Zuge der Datenverarbeitung stets zu benennen. Hier kann beispielsweise Paragraf 6 der DSGVO als rechtlicher Hinweis ausformuliert werden. Die Rechtsgrundlage weist darauf hin, in welchen Fällen personenbezogene Daten vom Verein erhoben und verarbeitet werden dürfen.
• Mitgliederrechte: Hierzu zählen das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten zur Person, das Recht auf Berichtigung oder Löschung der Daten und das Recht auf Datenübertragung. Darüber hinaus gibt es ein Widerspruchsrecht, welches im Text besonders hervorgehoben werden muss.

Darüber hinaus sind folgende Informationen wichtig:

• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden.
• Sofern die Datenübermittlung an Server im Nicht-EU-Ausland vonstattengeht, ist ein entsprechender Hinweis zu vermerken.
• Erläuterungen zur Datenspeicherung. Grundsätzlich gilt: Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, erfolgt die Löschung.

Hinweis: Generell ist immer die Einwilligung der Mitglieder einzuholen. Das gilt besonders für das Veröffentlichen von Fotos auf der Webseite oder auf Social-Media-Kanälen.

Wie lange ist die Datenspeicherung zulässig?

Die Datenspeicherung ist solange zulässig, wie diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, notwendig sind. Das lässt in Bezug auf die Datenlöschung beim Austritt der Mitglieder etwas Handlungsspielraum. Generell können Mitglieder ihre erteilte Zustimmung jederzeit zurücknehmen, womit der Verein ein effizientes Bearbeitungs- und Reaktionsmanagement beachten sollte. Wie bereits erläutert, empfiehlt sich die umgehende Löschung der Daten, sobald das Mitglied aus dem Verein ausscheidet.

Tipp: Sorgt im Verein dafür, dass der Zugriff auf vollständige Mitgliederdaten auf einen geringen Personenkreis beschränkt ist. Weder jeder Trainer noch jedes Vorstandsmitglied braucht Zugriff auf sämtliche personenbezogene Daten. Ein eingeschränkter Zugriff verringert das Fehlerpotenzial und schützt die Daten besser vor Missbrauch.

Datenschutz-Stolperfallen im Vereinsalltag

Sicherlich haben die meisten Sportvereine eine Datenschutzerklärung im Vereinsalltag integriert, denn das Thema ist per se nichts Neues. In jeder Organisation gibt es Stolperfallen, die im Eifer des Gefechts nicht direkt auffallen. Typische Fehler beim Datenschutz in Vereinen, haben wir in den nachstehenden Abschnitten für euch herausgearbeitet.

Excel-Listen

Excel-Dateien werden zur Verwaltung und Übersicht (z. B. für Beiträge oder Turniere) häufig erstellt und mit Daten (Namen, Adressen, Kontoverbindungen) versehen. Oftmals liegen solche Listen ohne Absicherung in der Cloud. Manchmal werden die Excel-Dateien auch per Mail hin und her geschickt. Das ist nicht DSGVO-konform, weshalb Listen auf einer Cloud mit Absicherung und eingeschränkten Personenzugriff hinterlegt werden sollten.

Fotos auf Social Media

Ein Schnappschuss vom letzten Sieg des Teams ist schnell gemacht und mit wenigen Klicks auf allen zugängigen Online-Plattformen hochgeladen. Doch hierfür braucht der Verein das Einverständnis von allen abgebildeten bzw. erkennbaren Personen. Wenn ihr als Verein mit Social Media arbeitet, solltet ihr im Vorfeld mit den Teams sprechen und eine Einverständniserklärung einholen.

Zugang zu den Mitgliedsdaten

Oftmals sind die Mitgliedsdaten so lapidar abgespeichert, dass alle oder sehr viele Personen Zugriff haben. Das erhöht das Fehlerpotenzial und macht die Daten anfälliger für Angriffe von außerhalb. Sorgt dafür, dass nur ein eingeschränkter Personenkreis sämtliche Daten der Vereinsmitglieder einsehen kann. Idealerweise ist es der Datenschutzbeauftragte und weitere Personen, die alle Daten benötigen und mit diesen auch arbeiten.

Löschung der Mitgliedsdaten

Die Datenerhebung ist zulässig, solange diese dem Zweck dient, für den die Daten erhoben wurden. In Sportvereinen endet der Zweck grundsätzlich nach dem Vereinsaustritt bzw. der Kündigung der Mitgliedschaft. Es ist demnach zu empfehlen, dass die Person, die Vereinsabmeldungen bearbeitet, sich auch um die Löschung der Daten kümmert.

Datenschutzvorlage für Vereine: So kann eure Datenschutzerklärung aussehen

Fotos der Vereinsmitglieder im Internet veröffentlichen

Viele Vereine möchten Präsenz auf Social-Media-Kanälen und der Vereinswebseite zeigen und brauchen dafür die Einwilligungserklärung der Mitglieder. Der Einfachheit halber etablieren Sportvereine etwaige Hinweise in der Datenschutzerklärung. Macht das Sinn? Jein. Die zweckgebundene Datenschutzerklärung für den Verein und das Veröffentlichen von Fotos oder Videos im Internet sind zwei unterschiedliche Paar Schuhe. Das ist insbesondere für Minderjährige Mitglieder bzw. deren Eltern ein sensibles Thema. Die meisten Vereine betreiben in der Seniorenabteilung ein intensiveres Social-Media-Management. An dieser Stelle ist es sicherlich überlegenswert die Veröffentlichung der Bilder und Videos in der Datenschutzerklärung zu verankern. In den Juniorenformularen ist der Social-Media-Abschnitt dann herauszunehmen. Sollten Junioren-Teams ebenfalls Social-Media-Aktivitäten betreiben können an dieser Stelle gesondert Formulare zur Einwilligung eingeholt werden.

Checkliste: So setzt du Datenschutz im Verein erfolgreich um

Für den Datenschutz in Vereinen gibt es mittlerweile zahlreiche Tools bzw. Software, die beispielsweise die Daten ausscheidender Mitglieder automatisch löschen oder Dateien mit Passwörtern sicher in der Cloud abspeichern. Moderne Technik hilft Vereinen dabei nicht im Dickicht des Datenschutzes zu versinken und dem Kerngeschäft nachzugehen. Ebenso stehen die Landedatenschutzbehörden mit Rat und Tat jedem Verein zur Seite und unterstützen bei Unklarheiten. Mit dieser Checkliste ist dein Verein beim Thema Datenschutz in Zukunft sehr gut aufgestellt:

• Datenschutzerklärung mit unserer Mustervorlage erstellen oder aktualisieren
• Einwilligungen systematisch einholen und dokumentieren
• Mitglieder- und Teamlisten schützen und absichern
• Sensibel mit der Foto- und Videoverwendung umgehen
• Datenschutzbeauftragten bestimmen
• Für eingeschränkten Zugriff auf die personenbezogenen Daten sorgen

Fazit: Datenschutz ist ein ernstes Thema und keine schwer überwindbare Hürde

Der Datenschutz bzw. die DSGVO wirkt für Vereine auf dem ersten Blick, wie eine Hürde. Mit einigen Anpassungen im Vereinsalltag und einer ordentlichen Datenschutzerklärung, ist diese Hürde aber mit Leichtigkeit zu überwinden. Schon Kleinigkeiten, wie ein sensibler Umgang mit Team-Listen, sorgen für eine sichere Datenumgebung. In Anbetracht einer digitalisierten Welt und einer damit einhergehenden Sintflut an digitalen Fingerabdrücken im Internet, sollte der Datenschutz nicht als Hürde, sondern als Qualitätsmerkmal interpretiert werden. Heutzutage können Vereine eben auch mit einer guten und organisierten Herangehensweise beim Datenschutz punkten. Mitglieder betrachten dies immer mehr als vertrauensschaffend, was ein wichtiger Faktor für die Mitgliedergewinnung und -bindung ist.