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In 3 Schritten zur erfolgreichen Wissensweitergabe für die Nachfolge im Ehrenamt

Ein engagiertes Vereinsmitglied scheidet aus und du möchtest wissen, wie du dessen Nachfolge am besten organisierst, ohne das Wissen in deinem Verein zu verlieren? Die Vereinsstrategen führen dich in diesem Artikel in 3 Schritten zur erfolgreichen Wissensweitergabe im Ehrenamt.

spized Redaktion / Vereinsstrategen | Vereinsmanagement

January 15, 2024 |

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1. Die Chance nutzen, das Ehrenamt neu zu denken

2. 1. Schritt: Bewahre Ruhe und analysiere den Ist-Zustand

2.1 Der Zeitplan bis zur Übergabe

2.2 Die Aufgabenbereiche

2.3 Die Dokumentation

2.4 Die Abteilungen bzw. die Aufgabenbereiche

3. 2. Schritt: Konkretisiere den Zeitplan

4. 3. Schritt: Transparenz schaffen und die Dokumentation digitalisieren bzw. zentralisieren

Jeder, der ehrenamtlich für einen Verein tätig ist, kennt das Problem: Es gibt reichlich zu tun und viel zu wenige Freiwillige, die mit anpacken und unterstützen möchten. Oftmals ist der Verein abhängig von einigen wenigen Personen, die sehr viel machen und mehr oder weniger für alles zuständig sind. Auch folgende Situation ist klassisch im Vereinsleben: Eine einzige Person im Verein übernimmt sehr viele Aufgaben und wirkt gefühlt in mehreren Funktionen mit, aber keiner kann mehr transparent nachvollziehen, welche Aufgaben die Person tatsächlich alle übernimmt. Das birgt Gefahrenpotenzial. Wenn ein solch engagiertes Mitglied aus dem Ehrenamt ausscheiden möchte, sind die Probleme vorprogrammiert. Wie bekommt man die Person ersetzt? Was hat das ausscheidende Mitglied überhaupt alles gemacht? Welches Know-how brauchen wir dafür und wie halten wir das Wissen in unserem Verein? Kurzum: Wie geht es jetzt weiter?

Die Chance nutzen, das Ehrenamt neu zu denken

In jedem Verein gibt es diese eine Person, die seit Jahrzehnten da ist und überall fleißig mitmischt. Niemand weiß genau, in wie vielen Bereichen oder Abteilungen der Ehrenamtler Aufgaben übernimmt. Vor allem weiß aber auch niemand genau, wie die Person arbeitet und wie oft bestimmte Aufgaben anfallen. An dieser Stelle nennen wir euch einige Beispiele, die Ehrenamtler oftmals allein und eigenständig übernehmen:

Das Sportflächenmanagement bzw. die Hallen- oder Platzbelegung.
Absprachen bzw. allgemeine Kommunikation mit der Stadt oder Kommune.
Organisation der eigenen Sportveranstaltungen.
Organisation und Mannschaftsmeldungen für die Meisterschaft.
Sponsoring für Trikots, Material oder Mannschaftsreisen.

Oftmals lagern die Ehrenamtler die dazu benötigten Unterlagen zuhause. Viele erledigen die Aufgaben auch aus der Erfahrung heraus und nutzen ihr persönliches oder berufliches Netzwerk, um Probleme zu lösen. Für Außenstehende wirkt dieser Umstand sehr chaotisch und man weiß gar nicht, wo man bei der Aufarbeitung anfangen soll. Doch was zunächst nach einer unüberwindbaren Aufgabe aussieht, kann eine Chance sein, das Ehrenamt neu zu denken. So hart der Austritt eines engagierten Mitgliedes auch ist: Es ist immer eine Möglichkeit, veraltete Strukturen zeitgemäßer zu gestalten und die betroffenen Bereiche zu optimieren. In den nachstehenden Abschnitten verraten wir dir in drei Schritten, wie du im Verein eine erfolgreiche Wissensweitergabe organisieren kannst.

1. Schritt: Bewahre Ruhe und analysiere den Ist-Zustand

Wenn das engagierte Vereinsmitglied mitteilt, die ehrenamtlichen Aufgaben zu beenden, solltest du nicht gleich aus allen Wolken fallen. Bewahre Ruhe und analysiere die derzeitige Situation. Bei der Analyse solltest du dir vier entscheidende Fragen stellen und diese bis zum Ausscheiden des Ehrenamtlers so präzise wie möglich beantworten:

Wie sieht der Zeitplan bis zur Übergabe genau aus?
Welche Aufgaben hatte der Ehrenamtler konkret?
Sind diese Aufgaben im Verein dokumentiert?
Um welche Abteilung geht es? Bzw. wurden möglicherweise abteilungsübergreifende Aufgaben bearbeitet?

Im Normalfall hört ein engagiertes Mitglied nicht grundlos auf. Meistens passt es zeitlich aus familiären oder beruflichen Gründen nicht mehr. Manchmal scheiden Personen aber auch altersbedingt oder aus gesundheitlichen Gründen aus dem Ehrenamt aus. Wenn es zu einer Trennung kommt und der Grund nicht im zwischenmenschlichen Bereich zu suchen ist, nennt euch der Ehrenamtler mit großer Sicherheit den Zeitpunkt seines Ausscheidens. Denn auch der Freiwillige hat ein Interesse daran, dass es nach seinem Ausscheiden für den Verein positiv weitergeht. Idealerweise liegt das Ausscheiden des Mitglieds 1-2 Jahre voraus, sodass genug Zeit ist, einen vernünftigen Übergang zu schaffen. In der Realität sind es allerdings meistens nur Wochen oder wenige Monate. In dieser Übergangsphase solltest du den ausscheidenden Ehrenamtler möglichst oft begleiten, dazu lernen und viele Fragen stellen. Am besten nimmst du auch an Sitzungen oder Veranstaltungen teil, bei denen das engagierte Mitglied federführend ist. Frage auch, ob der Freiwillige im Nachgang für Rückfragen zur Verfügung steht. Oftmals ist das der Fall, sodass Unklarheiten auch zu einem späteren Zeitpunkt gelöst werden können.

Bei den Aufgabenbereichen ist es wichtig diese in bestimmte Aufgabentypen zu unterteilen:

Regelmäßige (wöchentliche) Aufgaben wie z. B. der Mitgliedsantrag, das Trainingsmaterial, die An- und Abmeldungen der Mitglieder.
Saisonale Aufgaben wie z. B. Vereinsveranstaltungen (Turniere oder Weihnachtsfeier), Anmeldeprozesse beim Verband (Meisterschaft), Kommunikation mit der Kommune, Trainingspläne bzw. Platzbelegung.
Seltene, aber wichtige Aufgaben wie z. B. der Jahresabschluss, der Umgang bei Satzungsverstößen oder einzureichende Unterlagen beim Finanzamt (zum Erhalt des Gemeinnützigkeitsstatus).

Bitte das engagierte Mitglied seine regelmäßigen, saisonalen und seltenen Aufgaben aufzuschreiben, damit du einen groben Überblick erhältst. Erfahrungsgemäß werden dabei gerade die seltenen Aufgaben gerne vergessen. Wenn du aber den Ehrenamtler über einen längeren Zeitraum begleitest und dieser auch nach dem Ausscheiden für Rückfragen beratend zur Seite steht, lassen sich auch die Tätigkeiten, bei denen sonst eine Informationslücke entstehen würde, übergeben und meistern.

Versuche zunächst herauszufinden, ob es über die Tätigkeiten des Ehrenamtlers überhaupt eine Dokumentation gibt. Die Dokumentation beinhaltet alles, was in irgendeiner Form schriftlich niedergelegt ist. Dazu zählen:

Handschriftliche Notizen
E-Mail-Schriftverkehr
Unterlagen in Ordnern
Word- oder Excel-Dateien

Sobald du dir über die vorhandenen Unterlagen einen groben Überblick verschafft hast, solltest du dir die folgenden Fragen stellen und bestmöglich beantworten:

Wie komplex ist die Aufgabe?
Wie gut ist die Aufgabe dokumentiert? Das heißt: Ist für Außenstehende klar ersichtlich, was zu tun ist und wer die richtigen Kontaktpersonen sind?
Wie wichtig ist die Aufgabe?
Wie häufig muss die Aufgabe erledigt werden?

In kleinen Vereinen gibt es oft wenige engagierte Menschen, die dafür aber sehr viele Aufgaben anhäufen und mehrere Funktionen gleichzeitig übernehmen. In größeren Vereinen werden die Aufgaben spezifischer, sodass diese auch häufig auf mehrere Schultern verteilt sind. Grundsätzlich kannst du von folgenden zwei Prinzipien ausgehen:

Je mehr Abteilungen vorhanden sind, desto mehr spezifisches Wissen wird benötigt und umso höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass Wissen im Verein doppelt vorhanden ist.
Je mehr Personen beteiligt sind, desto geringer ist der Wissensverlust.

Im letzten Schritt der Analyse geht es um die Frage, welche Abteilungen beim Ausscheiden des Mitglieds betroffen sind. Hört der Finanzwart auf, sind ALLE Abteilungen des Vereins betroffen. Das gilt in der Regel grundsätzlich, sobald Vorstandsmitglieder ihr Ehrenamt aufgeben, weil diese Kontakte zu Sponsoren, Geldgebern und zur Politik pflegen und auch im Allgemeinen den Verein vom persönlichen Netzwerk profitieren lassen. Hört hingegen ein engagierter Trainer auf, ist in der Regel nur eine einzelne Mannschaft betroffen. Hier sollte man nur prüfen, ob es eine Dokumentation von Trainingseinheiten gibt, wenn es ein fachlich sehr guter Übungsleiter war.

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2. Schritt: Konkretisiere den Zeitplan

Bei der Konkretisierung des Zeitplans geht es darum, herauszustellen, bis wann welche Aufgaben, die in der Analyse der Ist-Situation im vorangegangenen Schritt herausgefiltert wurden, zu erledigen sind. Und diese Aufgaben gilt es in einer zeitlichen Abfolge entsprechend ihrer Häufigkeit und Relevanz zu bringen. Dies machen wir dir gerne anhand zweier Beispiele deutlich:

Mitgliedsantrag: Der Mitgliedsantrag ist eine häufige und zumeist standardisierte Aufgabe. Die Aufgabe ist nicht komplex und in der Regel gut dokumentiert. Es ist wichtig den Mitgliedsantrag zu bearbeiten, allerdings steht der Verein auch nicht am Abgrund, wenn es mal ein paar Tage länger dauert oder bei der Bearbeitung Anfängerfehler gemacht werden.
Jahresabschluss: Der Jahresabschluss ist eine komplexe Aufgabe und für das Fortbestehen des Vereins von enormer Bedeutung. Die Dokumentation ist in vielen Vereinen häufig dürftig, weil Unterlagen nicht zentral und digital, sondern in Ordnern beim Ehrenamtler zuhause oder auf der Arbeit liegen. Die Aufgabe wird aber auch nur einmal jährlich erledigt, sodass genug Zeit ist, sich das Wissen anzueignen.

Es gibt immer Wissen, welches nicht dokumentiert ist. Dementsprechend solltest du dich mit der ausscheidenden Person im Idealfall darauf einigen, dass auch im Nachgang offene Fragen geklärt werden können. Nimm außerdem an den wichtigsten Sitzungen teil und sei bei wichtigen Veranstaltungstagen dabei, um ein besseres Gefühl für die gesamte Aufgabe zu bekommen. So kannst du die unüberwindbar wirkenden Herausforderungen in mehreren kleinen Paketen einordnen und die Last auf mehrere Schultern verteilen.

3. Schritt: Transparenz schaffen und die Dokumentation digitalisieren bzw. zentralisieren

Ist die Nachfolge eines sehr engagierten Ehrenamtlers so erst einmal gemeistert, ohne dass zu viel Wissen verloren gegangen ist, möchtest du in Zukunft eine solche Situation sicherlich vermeiden. Die wichtigste Präventionsmaßnahme ist dabei, möglichst viele Vorgänge zu digitalisieren und an einem zentralen Ort abzuspeichern. Auf diese Weise können sämtliche Mitglieder die Vorgänge passiv mitverfolgen – im Falle eines Ausscheidens müssen die noch tätigen Ehrenamtler sich nicht jeden Arbeitsschritt neu beibringen, sondern können übergangsweise bereits einige Aufgaben übernehmen. Darüber hinaus funktioniert dann auch die Einarbeitung potenzieller Nachfolger wesentlich besser.

Neben einer transparenten Arbeitsweise solltest du auch regelmäßig Gespräche mit dem ausscheidenden Ehrenamtler führen. Stelle dem Mitglied so viele Fragen wie möglich, begleite die Person auf wichtige Sitzungen und Veranstaltungen und notiere dir die wichtigsten Aspekte. Mit den eigens angefertigten Notizen und den Antworten aus persönlichen Gesprächen kannst du bereits mit einer Dokumentation beginnen, um den Übergang leichter von der Hand gehen zu lassen. Bitte die Engagierten in deinem Verein proaktiv einen Status quo zu erheben und eine Liste aller Tätigkeiten anzufertigen. Pro-Tipp: Jeder notiert sich noch seine wöchentliche “Arbeitszeit”. Damit hast du einen guten Indikator, wessen Engagement möglicherweise zeitlich gefährdet sein könnte, weil es zu viele Stunden umfasst.

Zu guter Letzt ist es für das Vereinswohl von zentraler Bedeutung, die Arbeitslast auf so viele Schultern wie möglich zu verteilen. Hört in einem solchen Fall ein engagiertes Mitglied auf, hält sich der Wissensverlust in Grenzen. Die noch tätigen Mitglieder können selbst Aufgaben übernehmen oder diese leichter an nachfolgende Freiwillige übertragen.

Du willst noch weiter ins Detail gehen? Dann höre dir die zum Thema passende Podcast-Folge der Vereinsstrategen an!