Erfolgsfaktor Budget-Planung: Wie dein Verein von einer guten Budget-Planung profitiert

Wenn es um das Thema Finanzen geht, sträuben sich den meisten Menschen, die nicht gerade in der Finanzbranche oder Buchhaltung arbeiten, die Nackenhaare auf: Das fängt bei den meisten beim Bearbeiten der eigenen Steuererklärung an und hört mit grausigen Erinnerungen an den Matheunterricht in der Schule auf. Gerne nehmen wir dir die Angst vor dem Thema Finanzen, indem wir dir die zentralen Fragen ausführlich beantworten:

• Warum ist die Erstellung eines Budgets so wichtig?
• Welche Vorteile hat eine gute Finanzplanung?
• Was sind variable und fixe Kosten?
• Was sind Kostenstellen und warum sind sie für den Verein von Vorteil?

Grundsätzlich nehmen Finanzen auf alle Vereinsbereiche erheblichen Einfluss, weshalb verschiedene Kalkulationen von enormer Bedeutung sind. Dazu nennen wir dir gerne einige praxisnahe Beispiele:

• Investitionen: Ob neue Angebote geschaffen werden können, hängt von großen bzw. kleinen Investitionen ab – eine Kostenkalkulation hat dem zu Folge einen hohen Stellenwert.
• Planbarkeit: Trägt sich die Investition langfristig oder handelt es sich nur um ein Zuschussgeschäft?
• Aktuelle und zukünftige Finanzsituation: Gute Entscheidungen sind nur zu treffen, wenn die aktuelle und zukünftige Finanzsituation ausgewertet ist. Ob eine Beitragserhöhung zwingend notwendig oder vermeidbar ist, lässt sich mit solchen Informationen klarer bewerten.
• Finanzlage einzelner Abteilungen: Es ist hilfreich jede einzelne Abteilung zu überprüfen, um deren Gewinne, Verluste und Effizienzen herauszustellen.

Übrigens: Kalkulationen beinhalten das Erstellen von Budgets und Finanzplanungen. Es handelt sich um das interne Rechnungswesen. Die externe Rechnungslegung sind Informationen, die nach außen veröffentlicht werden. Hierzu zählen beispielsweise das Finanzamt oder die Kassenprüfer, die Rechnungseingänge und -ausgänge sowie eine ordnungsgemäße Buchführung prüfen. Wenn du mehr über das Rechnungswesen erfahren willst, dann schaue in unseren Blogartikel „Was [FL1] bei der Kassenprüfung zu beachten ist“.

Das Budget definiert die finanziellen Möglichkeiten, die einem Verein zur Verfügung stehen und ist dabei immer abhängig von den erzielten Einnahmen. Das Ziel: Die Einnahmen sollen höher oder genauso hoch, wie die Ausgaben sein. Das Budget steht allerdings in Abhängigkeit mit der Verfügbarkeit der Einnahmen. Dazu ein Beispiel: Wenn ein Sportverein davon ausgeht, dass im nächsten Geschäftsjahr etwa 100 Mitglieder mehr hinzukommen, steigen auch die Einnahmen. Bei einem Jahresbeitrag von 100 Euro, wären dies in diesem Fall 10.000 Euro mehr Einnahmen. Dieses zusätzliche Budget kann beispielsweise für Sportgeräte oder Übungsleiterpauschalen ausgegeben werden. In der unternehmerischen Praxis werden solche Einnahmenplanungen immer im Vorfeld aufgestellt. Denn: Auf Grundlage der erwarteten Einnahmen, lassen sich auch die Ausgaben planen.

Der Soll/Ist-Vergleich: Warum dieser für deinen Verein sinnvoll ist

Fachleute nennen diesen Vorgang einen Soll/Ist-Vergleich. Dieser macht auch in Vereinen Sinn, um einen Überblick über die Kostenstruktur und die Ausgaben zu erhalten. Damit lässt sich der Haushaltsplan mit den geplanten Einnahmen und Ausgaben und den tatsächlichen Werten vergleichen. Häufig ist damit festzustellen, wer das Budget überzogen hat und an welchen Stellen es teurer wurde als geplant. Damit wird deutlich, dass das Budget von Annahmen zukünftiger Entwicklungen abhängt. Selbstverständlich gibt es neben den Mitgliederzahlen weitere Faktoren, die das Budget beeinflussen. Dazu können zählen:

• Sponsoren,
• Spenden,
• Ticketverkäufe,
• Verpachtungen,
• Fördermittel oder
• Zuschüsse.

Budget-Planung: Ein gutes Tool, um auf Einnahmenveränderungen zu reagieren

Nur mit einer Planung und Festlegung des Budgets, lässt sich der Verein gut steuern. Nehmen wir mal an, dass von den ursprünglich geplanten 100 neuen Mitgliedern, nur 20 dazu kommen. Statt geplanten 10.000 Euro, landet der Verein in diesem Fall bei „nur“ 2.000 Euro Einnahmen. Ein vorhandener Budget-Plan gibt dir Auskunft, über die ursprünglichen angedachten Anschaffungen in Höhe von 10.000 Euro. Damit kannst du geplante Kosten streichen und hast ein sehr gutes Tool, um dich auf Veränderungen einzustellen.

Auch die Ausgaben sind in einer guten Budget-Planung, so genau wie möglich einzutragen. Und diese sind in Vereinen meist vielfältiger als die Einnahmen. Wenn du in deinem Verein Ehrenamtler mit einer Ehrenamtspauschale bezahlst, handelt es sich um eine gut planbare Ausgabe. Denn du weißt aus der Vergangenheit, wie hoch die Pauschale ist und wie viele Personen diese erhalten. Bei der Budget-Planung geht es dann nur noch darum, ob sich die Anzahl der Ehrenamtler oder der Betrag verändert hat. Grundsätzlich lassen sich diese Kosten einer Kostenart zuordnen. Im betriebswirtschaftlichen Sinne handelt es sich hierbei um „Personalkosten“. Nach einer solchen Auswertung kannst du exakt bestimmen, wie viel Budget in das Personal fließt. Hinweis: Eine Kostenart bezeichnet verschiedene Kosten, die unter einem Begriff zusammengefasst werden. Ein Beispiel: Die Kostenart „Büroartikel“ könnte für Schreibmaterial, Briefumschläge und Briefmarken stehen. Sind die Kosten dafür in einem Jahr sehr gering, kann die Kostenart auch unter die Kategorie „Sonstiges“ fallen. Wie du die Kostenart bezeichnest, ist am Ende dir selbst überlassen.

Vorteil: Ein schneller Kostenüberblick über den gesamten Verein

Das Gruppieren verschiedener Kosten ermöglicht dir einen Überblick über die gesamte Kostensituation des Vereins zu erhalten. Trägst du die realen Kosten regelmäßig in den Budget-Planer ein, erhältst du aussagekräftige Informationen über Veränderungen und Abweichungen. Das ist wie ein Top-Down-Prinzip, welches einen detailreichen Gesamtüberblick ermöglicht, ohne einzelne Positionen durchzugehen.

Neben den Kostenarten ist auch ein Grundverständnis über den Charakter der Kosten von Relevanz. Betriebswirtschaftler sprechen an dieser Stelle von fixen und variablen Kosten. Grundsätzlich unterscheiden sich fixe von variablen Kosten wie folgt:

• Fixe Kosten sind immer unabhängig von Auslastungsschwankungen, die du kaum beeinflussen kannst.
• Variable Kosten sind immer abhängig von der Intensität der Nutzung, die du deutlich besser steuern kannst.

Beispiel fixe Kosten: Wenn du in deinem Sportverein eine Halle für eine Sportgruppe mietest, berechnet die Stadt dafür einen fixen monatlichen Betrag von beispielsweise 100 Euro. Bei 20 Mitgliedern und 10 Euro Beitrag, liegen die Einnahmen durch die Sportgruppe bei 200 Euro. Es bleiben also 100 Euro Einnahmen übrig, die beispielsweise für Sportmaterialien oder Übungsleiterpauschalen eingesetzt werden können. Besteht die Sportgruppe irgendwann aus weniger Mitgliedern, sind die Einnahmen bei gleichbleibenden Kosten geringer. Die Kosten verändern sich somit aufgrund anderer Einflussgrößen nicht. Das Problem: Fixe Kosten, die aus Gebühren, Mietverträgen oder Versicherungen entstehen, werden Vereine in der Regel nicht so schnell wieder los. Die Kosten hängen nicht mit der Intensität der Nutzung zusammen und sind somit eine feste Größe in der gesamten Budget-Planung.

Variable Kosten stehen immer in Zusammenhang mit der Intensität der Nutzung. Auch hierzu nennen wir dir gerne einige praxisnahe Beispiele:

• Die Kosten der Vereinssoftware ist abhängig von der Anzahl der Mitglieder, die in die Software eingepflegt werden.
• Der Übungsleiter, der den Sportkurs stundenweise abrechnet und in der Sommer- oder Winterpause Sportstunden „ausfallen“ lässt und somit temporär auch keine Arbeitsstunden abrechnet.
• Das Sportmaterial, das oftmals auch abhängig von der Mitgliederzahl in der Sportgruppe ist.

Bei der Budget-Planung ist der Typus der erwarteten Kosten ein entscheidender Faktor. Handelt es sich um variable oder fixe Kosten? Und wie entwickeln sich diese Kosten bei steigenden und fallenden Einnahmen? So lassen sich Angebote sehr gut kalkulieren und eine Übersicht erstellen, die herausstellt, wie viel Geld benötigt wird. Darauf basierend kannst du auch eine bessere Entscheidung über mögliche Beitragserhöhungen treffen.

Vereine mit mehr als nur einer Sparte, können für jede Abteilung eine separate Kostenstelle einführen. Was bedeutet das genau? Verfügt ein Verein über eine Basketball- und Tischtennisabteilung sind beiden Sparten eindeutige Kosten und Erträge zuzuordnen. Manchmal ergeben sich somit in der Budget-Planung positive Ergebnisse für den Gesamtverein, die aber von roten Zahlen einzelner Abteilungen konterkariert werden. Das kann gewollt oder ungewollt sein. Wichtig ist, dass du weißt, wie die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Abteilungen genau aussehen.Selbstverständlich gibt es auch Kosten, die nicht einer bestimmten Abteilung zuzuordnen sind. So zum Beispiel die Vereinsverwaltungs-Software oder die Ausgaben für das Vereinsfest. Hier kannst du überlegen, ob du die Kosten anteilig aufteilst oder eine weitere Kostenstelle für allgemeine oder administrative Ausgaben erstellst.

Die Budget-Planung ist für jeden Verein ein unumgängliches Tool, um eine bestmögliche finanzielle Steuerung vorzunehmen. Zusammenfassend sind folgende Inhalte bei der Finanzplanung deines Vereins von Bedeutung:

• Die Budget-Planung besteht aus Planzahlen und aus der effektiven Nutzung sogenannter Ist-Zahlen.
• Um die Kosten besser zuzuordnen, ist das Erstellen von Kostenarten von zentraler Bedeutung. 
• Der Typus (variable oder fixe Kosten) der Kosten ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Budget-Planung.
• Bei einem Verein mit mehr als einer Sparte, sind separate Kostenstellen von Vorteil. Diese einfache Variante der Kostenstellenrechnung ermöglicht auch Anfängern eine verbesserte Übersicht der Vereinsausgaben.

Eine detaillierte Aufstellung der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben, die Trennung zwischen variablen und fixen Kosten und die Einführung von Kostenarten, sind die Basis für eine gesunde Finanzlage innerhalb deines Vereins.