Mit schlanken Abläufen und Automatisierung Zeit und Geld bei ehrenamtlicher Arbeit sparen | So sparst du Zeit und Geld bei ehrenamtlicher Arbeit

Mit schlanken Abläufen und Automatisierung Zeit und Geld bei ehrenamtlicher Arbeit sparen

Jeder Verein ist auf Ehrenamtliche angewiesen, sonst würde das gesamte Vereinsleben, die Organisation des Vereins oder die Umsetzung von Trainingsbetrieb oder Events nicht funktionieren. Doch auch im Ehrenamt sind Zeit und Geld knappe Güter. Umso wichtiger ist es, dass ihr auch ehrenamtliche Tätigkeiten effizienter gestaltet. Wir zeigen euch, wie u.a. Automatisierung und Prozessoptimierung dabei helfen können.

spized Redaktion / Vereinsstrategen | Vereinsmanagement

January 30, 2024 |

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1. Typische Abläufe im Verein optimieren

1.1 Die Corona-Pandemie als wichtige Triebfeder für neue Wege im Verein

2. Warum eine Zieldefinition wichtig für die Prozessoptimierung ist

3. Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung?

4. Machen oder Machen lassen: Ressourcen sparen durch externe Dienstleister

5. Veränderungen brauchen Akzeptanz

Typische Abläufe im Verein optimieren

Jeder, der schon einmal Mitglied in einem Verein war, kennt die ständigen Prozesse, die für den Betrieb des Vereins notwendig sind. Dazu gehören die Mitgliederpflege ebenso wie das Erheben der Mitgliedsbeiträge oder die Kommunikation mit den Mitgliedern. Diese Prozesse erfordern regelmäßig Zeit.

Ein wichtiger Ansatzpunkt, um diese Prozesse zu optimieren, besteht darin, zu fragen, wie sich die Prozessgeschwindigkeit erhöhen lässt. Konkret bedeutet das „Wie schnell lassen sich Mitgliedsbeiträge einziehen?“, „Wie erreiche ich meine Mitglieder mit dem geringsten Zeitaufwand? Oder „Wie baue ich nachhaltig und effizient einen Kanal auf, um in Kontakt mit meinen Mitgliedern zu bleiben?“.

Wer es schafft, schon diese elementaren Prozesse zu beschleunigen, kann viel Zeit für ehrenamtliche Arbeit einsparen und diese sinnvoller an anderer Stelle einsetzen. Oder anders ausgedrückt: Auch mit begrenzter Mitgliederzahl kann man mehr erreichen als man denkt.

Die Corona-Pandemie als wichtige Triebfeder für neue Wege im Verein

Spätestens seit der Corona-Pandemie und den damit verbundenen drastischen Einschränkungen haben viele Vereine einiges in ihrer Arbeit ändern müssen. Das war notwendig geworden, um einzelne Mitglieder auch über die Distanz ohne regelmäßige Treffen auf dem Sportplatz oder in der Sporthalle Kontakt halten oder gemeinsam an neuen Plänen für den Verein arbeiten konnten. Aus der Not heraus sind viele Konzepte entstanden, die in und nach der Pandemie entwickelt und umgesetzt wurden. So haben sich z.B. viele Vereine stärker digital aufgestellt, was teilweise auch eine dringend notwendige Entlastung bei den Ehrenamtlichen geschaffen hat.

Warum eine Zieldefinition wichtig für die Prozessoptimierung ist

Bevor du an die konkrete Prozessoptimierung gehst, solltest du dich fragen, welche strategischen Ziele ihr als Verein habt. Macht euch außerdem Gedanken, wie ihr diese Ziele erreichen wollt. Es ist wichtig, immer zuerst das Ziel festzulegen und dann die konkreten Maßnahmen auf dieser Grundlage abzuleiten, nicht umgekehrt. Die Summe aller Ziele ist dann eure Vereinsstrategie. Mögliche Bereiche für die Umsetzung der Ziele können dann in der Optimierung von Verwaltung, Kommunikation und Buchhaltung liegen.

Beispiel Mitgliedsanträge: Ist es eines eurer Ziele, mehr Mitglieder zu bekommen, könnt ihr z.B. den Antragsprozess vereinfachen. Anstatt die Mitgliedsanträge immer auszudrucken und auszulegen, bietet ihr an, den Mitgliedsantrag online auszufüllen oder als PDF von eurer Website herunterzuladen. Je nachdem, welche Variante ihr wählt, könnt ihr gleich mehrere Zwischenschritte auslassen.

Die Umsetzung hängt auch davon ab, wie dein Verein aufgestellt ist. Gerade das Beispiel der Mitgliedsanträge zeigt, dass du hier genau auf die Mitgliederstruktur eingehen solltest. Bist du ein Ein-Sparten-Verein und richtest dich überwiegend an Senioren, wäre eine reine Digitalisierung vermutlich weniger sinnvoll. Verfügt dein Verein hingegen über mehrere Abteilungen und spricht Familien an, ist ein digitaler Mitgliedsantrag eine gute Überlegung. Was du außerdem nicht vergessen solltest: Im Verein muss nicht nur die technische Ausstattung gegeben sein, es muss Personen geben, die mit Technik umgehen können.

Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung?

Hast du eine Vereinsstrategie entwickelt und Ziele definiert, geht es um die Ressourcenplanung. Dabei kommen schließlich deine Mitglieder zum Tragen. Wer kann welche Rollen übernehmen und wie lassen sich die vorhandenen persönlichen Fähigkeiten optimal einsetzen? So weißt du schnell, wo du welche Potenziale nutzen kannst. Das führt direkt zum nächsten Aspekt.

Machen oder Machen lassen: Ressourcen sparen durch externe Dienstleister

Wenn du im Verein gerade im Bereich der Digitalisierung Veränderungen anstößt, bindet das im Verein Ressourcen. Vielfach ist dafür auch gar nicht das notwendige Knowhow vorhanden. Das fängt beim Erstellen der Website an und reicht bis zum Verwalten der Vereinsfinanzen. In diesem Fall kannst du dich fragen, ob es nicht sinnvoller wäre, Arbeiten an externe Dienstleister auszugliedern. Das ist in der Regel mit einem zusätzlichen finanziellen Aufwand verbunden. Dafür sparst du an anderer Stelle wertvolle Zeit deiner Ehrenamtlichen. Die Ausgaben für externe Dienstleister solltest du deshalb nicht als Kosten betrachten, sondern als Investition. Du schaffst auf diese Weise einen nachhaltigen Wert für deinen Verein.

Typische Bereiche, die sich im Verein auslagern lassen:

Events: Veranstaltungen binden sehr viele Ressourcen im Verein. Auf- und Abbau von Bühnen, Catering, Werbung für die Events etc. lassen sich aber direkt outsourcen. Das ist zwar zunächst mit einer Investition verbunden, schafft aber an anderer Stelle freie Ressourcen, welche die Mitglieder nutzen können, z.B. für das Bühnenprogramm.
Suchmaschinenoptimierung: Ein häufig unterschätzter Aspekt von Vereinen ist die Auffindbarkeit im Netz. Gibt es im Verein keine Expertise im Bereich SEO, kann es vorkommen, dass das Vereinsangebot nicht gut gefunden wird. Wer jedoch SEO einem vertrauenswürdigen Dienstleister überlässt, kann zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Der Verein wird mit seinem Angebot besser gefunden, erzielt mehr Reichweite und kann so potenziell mehr neue Mitglieder bekommen und wachsen.
Erstellung des Jahresabschlusses und Belegmanagement: Wenn man keine Person mit entsprechendem fachlichen Hintergrund im Verein hat, dann ist dies eine Aufgabe, die man aus Risikoaspekten auslagern sollte. Von Vorteil ist, dass man hier auch Abstufungen der Unterstützung treffen kann. Schließlich sind die meisten Steuerberater inzwischen so digital aufgestellt, dass es auch möglich ist, jeden Beleg mit dem Smartphone einzuscannen und direkt über eine Plattform des Steuerberaters zu übermitteln. Das heißt, ihr lagert nicht nur aus, sondern vereinfacht auch den Prozess für die Mitglieder innerhalb des Vereins.

Theoretisch lassen sich fast alle Bereiche im Verein auslagern. Es kommt dabei jedoch immer auf den Kosten-Nutzen-Faktor an und wie du deine finanziellen und personellen Ressourcen einsetzen möchtest.

Aber: Outsourcing ist natürlich nicht DIE einzige Lösung für jeden Verein. Schließlich müssen externe Dienstleister auch bezahlt werden. Die zur Verfügung stehenden Vereinsgelder sind aber gerade in kleineren Vereinen vor allem für den Vereinsbetrieb bzw. den sportlichen Bereich gedacht. Prüft also beim Auslagern von Arbeiten genau, wie viele diese Kosten und wie sie sich z.B. durch Eigenleistung senken lassen.

Das Beispiel Digitalisierung bietet sich hier an: Eventuell gibt es bei dir im Verein ja Mitglieder, die sich mit ihrem Knowhow einbringen können?

Veränderungen brauchen Akzeptanz

Ein wichtiger Schlüssel für Veränderungen im Verein und für die Optimierung von Prozessen und Strukturen besteht in der Akzeptanz der Mitglieder. Es geht dabei nicht um das Vorpreschen oder das isolierte Handeln einzelner Abteilungen, sondern vielmehr um das Zusammenspiel von allen. Umso wichtiger ist es, dass sich alle vor dem Start von Veränderungsprozessen darüber einig sind, in welche Richtung sich der Verein entwickeln möchte und wie sich diese Ziele bestmöglich erreichen lassen. Damit ist dann die Basis geschaffen, um Prozesse im Verein zu optimieren und die limitierten Ressourcen der ehrenamtlich Tätigen optimal zu nutzen.