Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung steht ganz simpel für elektronische Rechnung. Bislang haben PDFs, JPEGs oder DOCs ebenfalls als elektronische Rechnungen gezählt – schließlich waren diese digitalisiert und wurden elektronisch versendet. Damit ist nun Schluss. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnung als solche, wenn sie in einem vorgesehenen elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann sowie eine elektronische Weitergabe möglich ist. 

Zugegeben: Das strukturierte, elektronische Format klingt etwas befremdlich. Es ist aber der große Unterschied zu den bereits erwähnten Dateien. Denn: Die E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format dar, der automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Damit ist eine durchgehend digitale Bearbeitung – von der Rechnungsausstellung bis zur -begleichung – möglich. 

Die Idee: Eine vollständige Digitalisierung der Prozesskette und damit eine Vereinfachung der Abläufe. Außerdem wird sichergestellt, dass Dokumente nicht mehr nachträglich veränderbar sind. 

Auch interessant: Das maschinenlesbare Format ist ein XML-Datensatz und für den Menschen nicht ohne Weiteres lesbar. Das ist wie beim Editor deines Computers mit Tausenden Zahlen und Zeichen. Zur Auslesung braucht es dementsprechend eine unterstützende Software. 

Ist auch mein Verein von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ja, grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für alle Vereine. Auch wenn Vereine keine gewinnorientierten Unternehmen sind, gelten sie bei bestimmten Aktivitäten als umsatzsteuerpflichtig. Die Regelungen umfassen aber auch Ausnahmen und Übergangsfristen: 

• Befreit sind Vereine, die ausschließlich in ideellen Bereichen tätig sind. Das betrifft z. B. Spendenaktionen und ehrenamtliche Tätigkeiten ohne wirtschaftlichen Zweck. 
• Für umsatzsteuerfreie Leistungen besteht ebenfalls keine E-Rechnungspflicht. Das sind in Vereinen beispielsweise Teilnahmegebühren, Startgelder, Kursgebühren,/und Leistungen für Jugendhilfe. 
• Ebenso sind für Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro netto keine E-Rechnungen notwendig. 

Pflicht zur E-Rechnung für Vereine: Im Umkehrschluss heißt das, dass der Verein bei Rechnungen in der Vermögensverwaltung, im Zweckbetrieb und im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb auf E-Rechnungen zugreifen muss. Es spielt keine Rolle, ob der Verein von einer Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht oder nicht.

E-Rechnung: Übergangsregelungen für Vereine

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bedeutet nicht, dass Vereine von heute auf morgen sämtliche Abläufe vollständig umstellen müssen. Um die Umstellung praktikabel zu gestalten, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen, die Vereinen Zeit verschaffen, ihre Strukturen anzupassen und geeignete Softwarelösungen einzuführen. Diese Fristen unterscheiden sich je nach Höhe des Jahresumsatzes und sollen sicherstellen, dass auch kleinere Organisationen mit begrenzten Ressourcen Schritt halten können, ohne organisatorisch überfordert zu werden. 

• Übergangsfrist: Bis 31.12.2026 dürfen Vereine – unabhängig von ihren Umsatzzahlen – Rechnungen in gewohnter Form versenden. 
• Verlängerte Übergangsfrist: Wenn der Vereinsgesamtjahresumsatz geringer ist als 800.000 Euro, hat der Verein eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. 

Weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz dürfte auf die meisten Vereine mit weniger als 100 Mitgliedern zutreffen. Der Haken: Der Rechnungsempfänger muss dem klassischen Rechnungsformat aktiv zustimmen. Geschieht dies nicht, bist du verpflichtet, eine E-Rechnung in XML-Datei auszustellen. 

Die Übergangsfristen sind nicht nur ein zeitlicher Puffer, sondern auch eine Chance zur gezielten Vorbereitung. Vereine können diese Phase nutzen, um erste interne Schulungen für Kassenwarte oder Schatzmeister zu organisieren, den Austausch mit Steuerberatern zu suchen oder Pilotprojekte mit kleineren Rechnungsvolumina zu starten. So entsteht Routine, bevor die Pflicht vollständig greift.

Wichtig: Die Übergangsregelungen gelten nur für das Ausstellen von E-Rechnungen. Sofern Vereine Waren oder Dienstleistungen beziehen, die der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind, müssen sie auch E-Rechnungen empfangen können.

Beispiele aus der Praxis: Welche Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht?

Viele Verantwortliche fragen sich zurecht: Welche Arten von Rechnungen muss mein Verein künftig tatsächlich als E-Rechnung ausstellen? Anhand praxisnaher Beispiele wie Pachtzahlungen, Ticketverkäufen oder Sponsoring lässt sich gut nachvollziehen, welche Vorgänge von der Pflicht betroffen sind und wo weiterhin Ausnahmen greifen. Ein paar Beispiele, die unter die E-Rechnungspflicht fallen: 

• Pacht- und Mietrechnungen: Diese fallen unter den Bereich Vermögensverwaltung und müssen im E-Rechnungsformat erstellt werden. 
• Zweckbetrieb: Einnahmen aus Events (Turnieren) oder Ticketverkäufen, die der Erfüllung des Vereinszwecks dienen und über 250 Euro betragen, fallen unter die E-Rechnungspflicht. 
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Sponsoring, Werbeeinnahmen oder Bewirtung bei Vereinsveranstaltungen müssen ebenfalls nach neuem E-Rechnungsformat erstellt werden 

Ein weiteres Beispiel sind Einnahmen durch Vereinsfeste oder gesellige Veranstaltungen. Werden Speisen, Getränke oder Dienstleistungen gegen Entgelt angeboten und liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro, greift die E-Rechnungspflicht ebenfalls. Auch hier wird klar, dass alltägliche Aktivitäten von Vereinen betroffen sein können. 

Die Beispiele verdeutlichen, dass die E-Rechnung in allen Vereinen relevant ist und besonders der wirtschaftliche Bereich davon betroffen ist. Selbst, wenn dein Verein bis zum 31.12.2027 von der E-Rechnungspflicht befreit ist, solltest du die Organisation bestmöglich darauf vorbereiten und die Weichen stellen.

E-Rechnungen empfangen und erstellen

Um E-Rechnungen zu erhalten, reicht ein einfaches E-Mail-Postfach. Allerdings ist das XML-Format nicht ohne Weiteres lesbar. Dementsprechend braucht es eine Buchhaltungssoftware, die das maschinenlesbare Format unterstützt. In der Regel können das moderne Buchhaltungslösungen sein, durch die E-Rechnungen automatisch eingelesen und weiterverarbeitet werden können. Das verringert den manuellen Aufwand und spart Zeit.

Um E-Rechnungen zu erstellen, ist logischerweise ebenfalls eine geeignete Buchhaltungssoftware notwendig. Idealerweise nutzt du dafür dieselbe Software, wie zum Auslesen der empfangenen E-Rechnungen. Wenn du im Verein bereits eine Buchhaltungssoftware nutzt, hat diese wahrscheinlich bereits ein Update, um die Bedingungen des Gesetzgebers zu erfüllen. Falls du noch keine Software für den Rechnungseingang und -ausgang nutzt, gibt es auf dem Markt viele Optionen, die speziell auf Non-Profit-Organisationen ausgelegt sind und auf Vereinsbedürfnisse zugehen. 

Wichtig: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bleibt bestehen. Demnach sind cloudbasierte Lösungen zu empfehlen, die hohe Sicherheitsstandards und automatische Backups anbieten.

Fazit: Wichtiger Schritt für die Digitalisierung im Vereinswesen

Die E-Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung. So auch im Vereinswesen. Was zunächst nach bürokratischem Mehraufwand klingt, birgt langfristig viele Vorteile: weniger manuelle Arbeit, mehr Sicherheit vor Manipulation und eine vereinfachte Verwaltung. Entscheidend ist, dass Vereine die Übergangsfristen nutzen, um ihre Prozesse anzupassen und in passende Softwarelösungen zu investieren. Wer rechtzeitig handelt, vermeidet Stress zum Fristende und profitiert von effizienteren Abläufen. Selbst wenn dein Verein aktuell noch von Ausnahmen profitiert, ist es ratsam, die Umstellung nicht aufzuschieben, sondern frühzeitig die Weichen zu stellen.